Een onderwijslogistiek model dat alles oplost?

Gert Idema gaf tijdens de Sambo-ICT conferentie een interactieve presentatie over de Special Interest Group (SIG) Onderwijslogistiek van Surf.  De special interest group Onderwijslogistiek omschrijft onderwijslogistiek als...

...het geheel van processen, systemen en informatiestromen die het mogelijk maken dat het onderwijs op hogescholen en universiteiten gestroomlijnd verloopt.

Je zou zeggen dat het MBO niet in dit rijtje zou misstaan. Toch zie je regelmatig dat onderwijslogistiek in het MBO wat beperkter wordt geïnterpreteerd. Daar bestaat de onderwijslogistieke keten vooral uit de hele keten van onderwijsplanning: onderwijs ontwikkelen - meerjarenplanning - jaarplanning - operationele planning (roosteren). Binnen het HO omvat onderwijslogistiek ook de hele keten van onderwijsuitvoering (instroom - doorstroom - uitstroom). Het is belangrijk om je dat onderscheid te realiseren omdat dat ook consequenties heeft voor de inrichting van de organisatie.
Onderwijslogistiek heeft vooral betrekking op ketenprocessen. In elk proces levert een product dat weer de input vormt in één of meerdere andere processen. Als de samenhang tussen die processen niet goed geregeld is, gaan er dingen fout. Hoe zorg je voor die samenhang. Nou, op de eerste plaats door die inzichtelijk te maken.

Tijdens de presentatie kwam het onderwijslogistieke model aan bod dat door de SIG is gemaakt. Dat model wordt goed beschreven in een artikel in een nummer van OnderwijsInnovatie van de OU.
Het model moet vooral de samenhang tussen alle processen laten zien. Nu is een model altijd een benadering van de werkelijkheid (dat geldt zelfs voor een fotomodel). Dus wat is nu het waarheidsgehalte van dit model? Of de bruikbaarheid? Als je het bijgaande plaatje bekijkt, kun je je immers ook andere indelingen voorstellen.

En laat dat nu juist de kracht van dit model zijn!
De SIG heeft het model in de vorm van een puzzel uitgebracht. Een ondergrond met een honingraat en de

verschillende elementen als een los puzzelstukje daarbij. Door groepen van verschillende stakeholders met elkaar aan het puzzelen te zetten ontstaat inzicht in de samenhang en met name de afhankelijkheid tussen de verschillende processen, inzicht in de informatieketen en het belang van afstemming en samenwerking. Dat er uit de puzzel een ander plaatje uit komt dan wat hierboven is weergegeven, is dan ook helemaal niet erg.
Het is dus zeker geen onderwijslogistiek model dat alles oplost maar het kan wel het begrip in onderwijslogistiek vergroten.

Natuurlijk ben je er niet met het spelen van het puzzelspel. Met de resultaten van de puzzels en de discussies moet de organisatie verder aan de slag. Dat kan dan leiden tot een eigen onderwijslogistiek model.

Onderwijslogistiek van keuzedelen - deel 2

In mijn vorige blog schreef ik al over dit onderwerp naar aanleiding van de afgelopen Sambo-ICT conferentie.  Vanuit het oogpunt van onderwijslogistiek was het in elk geval een bijzonder interessante conferentie!
In een sessie gingen Elsa van Bruggen (Regie Herziening MBO) en Henk-Jan van Ginkel (saMBO-ICT) in op de bedrijfsvoering van de keuzedelen. Leuke workshop met een leuke werkvorm (een quiz in Socrative). De inhoud viel me een beetje tegen in die zin dat er maar weinig verteld werd over het 'Hoe' van de bedrijfsvoering rondom de HKS. Wat dat betreft is er ook nog wel te halen bij de website van Herziening MBO en een publicatie waarin veel zaken in perspectief worden geplaatst.



In een drukke workshop presenteerden Martijn Broekhuizen en ik vervolgens de Managementgame Keuzedelen. In deze game krijgen groepjes allerlei dilemma's voorgelegd waarin alleen met 'ja' of 'nee' op kan worden geantwoord. Allerlei adviseurs voorzien de spelers van adviezen, die zij in hun overweging kunnen betrekken.
Na afloop verschijnt er een ROC-bode waarin de verschillende betrokkenen uit de game aan het woord komen. Het verhaal, dat ze vertellen, is gebaseerd op de keuzen die tijdens de game worden gemaakt. In de rapportage staat ook een weergave van de resultaten. Daar moet niet zoveel waarde aangehecht worden, de game is eigenlijk best wel een beetje plat. dat is helemaal geen probleem omdat de werkelijk opbrengst van het spelen zit in de discussie tijdens en na afloop van het spelen. Een impressie van een dergelijke rapportage is hier te vinden.

Wil je meer weten over deze game? Stuur me dan een mailtje!

ICT-monitor versus benchmark

Tijdens de saMBO-ICT-conferentie werden de resultaten van de eerste ICT-monitor gepresenteerd door saMBO-ICT en Kennisnet. Ik was daar erg nieuwsgierig naar al mag mij daarbij enig opportunisme worden aangerekend. M&I/Partners voert immers jaarlijks de ICT Benchmark BVE uit. Met onze ervaringen hebben we nog wat input geleverd aan de ICT Monitor.

Nu zijn er best wat verschillen tussen de monitor en de benchmark:

• De monitor is voor een groot deel een verlengstuk van de 4-in-balans monitor van Kennisnet met een een paar vragen over ICT-kosten en -investeringen. De benchmark gaat naast onderwerpen als inrichting van de ICT-afdeling en ICT-volwassenheid voor het overgrote deel over het Total Cost of Ownership (TCO) van de ICT. De benchmark ligt daarom logisch gezien in het verlengde van de monitor, vooral als de resultaten aanleiding geven nog eens dieper in te gaan op de kosten. 
• Er is een behoorlijk groot verschil in kwaliteit van de gegevens. De monitor kent geen validatie. Dat betekent dat organisaties wat vragen of begrippen anders definiëren, waardoor de uitkomsten toch voor een deel berust op het vergelijken van appels en peren. Voor een monitor die een impressie van de stand van zaken wil geven minder erg dan voor een benchmark, waar de onderlinge vergelijking heel belangrijk is. Daar moet je er als instelling zeker van kunnen zijn dat appels met appels worden vergeleken.
• De monitor is gratis en is in pakweg een halve dag in te vullen. Deelname aan de benchmark is niet gratis. Bovendien zal een instelling er vanwege de diepgang meer tijd in moeten steken om alle gegevens boven water te krijgen. 

Tijdens de presentatie van de ICT-monitor was duidelijk dat deelnemers vaak veel moeite hadden met de interpretatie van de vragen. Omdat er geen validatie plaatsvindt, is de betrouwbaarheid van de gegevens heel beperkt. De resultaten van de monitor worden binnenkort gepubliceerd op de website van saMBO-ICT. Voor instellingen waarbij de monitor vragen oproept, kan een nader onderzoek uitkomst bieden. In dat geval is een benchmark een goed instrument.

Bij de ICT Kostenbenchmark BVE gaat het 'verbeteren door te vergelijken'. Zo'n benchmark geeft inzicht in de eigen situatie, ook waar je staat ten opzichte van andere instellingen. De analyse levert een 'verhaal achter de cijfers', verklaringen voor verschillen of bepaalde vraagstukken. En het levert een aantal verbeterpunten op.

Martijn Broekhuizen vertelde het verhaal van het Noorderpoort in Groningen. Noorderpoort deed mee aan de benchmark in 2009. Daarna is een Masterplan ICT in gang gezet. De benchmark 2014 moet uitwijzen of het Masterplan heeft gebracht waarvoor het bedoeld was: meer functionaliteit voor minder geld.

Het is nooit eenvoudig om de batenkant in beeld te brengen. ICT kost veel, maar wat levert het op? Een nieuw onderdeel in de benchmark laat zien hoe de kosten verdeeld worden over het Triple A applicatielandschap. De praktijk zal nog moeten uitwijzen hoe dat het beste kan gebeuren en welke inzichten het oplevert.

Er is al nagedacht over een aantal manieren waarop die baten in beeld kunnen worden gebracht. Samen met de benchmarkdeelnemers worden de verschillende mogelijkheden onderzocht om dat te doen. En dat alles om de organisatie te overtuigen van het belang van ICT. Een variant van de beroemde uitspraak van John F. Kennedy maakt het duidelijk:
Vraag niet wat ICT kost, vraag wat het van je kan betekenen!

Verbeteringen onderwijslogistiek bij het Drenthe College (#sambo-ict)

(bron: Volkskrant)

Jaap de Mare en Jacco Heikoop geven op de saMBO-ICT-conferentie een toelichting over het veranderingstraject Onderwijslogistiek bij het Drenthe College.
Het Drenthe College is op een aantal punten wat anders dan anderen. Zo is het een van de weinige roc's met Magister als studentadministratiesysteem. Verder kent het DC ook de functie van planner naast die van roostermaker. Het functioneel beheer is (weer) ondergebracht bij ICT in plaats van, zoals min of meer gebruikelijk, bij de functionele eenheden.

De aanleiding voor het onderwijslogistiek project was Focus op Vakmanschap. Met het verkorten van opleidingen en een toename van het aantal lessen zal er een grote druk op het rooster komen te staan.

Jaap de Mare hanteert voor het Drenthe College een vereenvoudigde definitie van onderwijslogistiek:

1. Zo goed mogelijke roosters ...
   (Maar wat is een goed rooster? Dat is niet makkelijk in beeld te brengen.)
2. ... waarin het volledige onderwijsprogramma wordt gerealiseerd ...
   (Veel keuzes worden al in het curriculum gemaakt. Het is een gegeven dat er weinig overleg is over de afstemming tussen teams / opleidingen.)
3. ... voor alle studenten / groepen ...
   (Groepsgroottes zijn belangrijk. De norm is 1:22 (3.350 € / voltijdsstudent). Dat leidt tot een gemiddelde groepsgrootte van ongeveer 16 studenten.)
4. ... gegeven de beschikbare ruimtes (lokalen) ...
   (Er is een trend naar minder maar beter bruikbare ruimtes.)
5. ... en gegeven het beschikbare budget (docenten, instructeurs, materialen).
   (Hier zijn nog allerlei uitdagingen zoals een beperkt budget, uitstroom van docenten, noem maar op.)

Het project draait rond vijf thema's

• Organisatie
• Richt een functionele kolom onderwijslogistiek in met een coordinator aan het hoofd.
• Organiseer planning en roostering per locatie. Dat brengt de onderwijslogistiek dicht bij de vloer in tegenstelling tot centrale roosterafdelingen. 
• Perioderoosters worden door planners gemaakt. Week- en dagroosters worden gemaakt door administratieve medewerkers. 
• Praat met studenten, niet alleen over studenten, met name voor wat betreft de vraag 'wat is een goed rooster?'
• Proces
• Bedrijfsregels afspreken
• Afspraak is afspraak, geen vrijblijvende deadlines
• Rol teammanagers is cruciaal: standvasting en beslisvaardig
• Alle stakeholders betrekken
• Meten is weten: rapportages over
• inzet van docenten (gepland en gerealiseerd) 
• groepsgroottes
• uren onderwijs per docent / team
• gebruik van lokalen (per type lokaal, zowel in uren als in stoelen)
• aantal roosterwijzigingen
• kwaliteit van het rooster (op korte termijn moeilijk vast te stellen).
  Een roosterautomaat optimaliseert het rooster op kwaliteit. Dat gaat over afspraken (aantal tussenuren, niet te veel moeilijke vakken achter elkaar, zelfs looprichting van studenten bij leswisselingen)
• Applicaties
  Hierbij gaat het om input, processtappen en applicaties. Zo staan curricula in Word, de planning in Excel, roosters worden gemaakt in Untis, aan- en afwezigheid en formatief resultaatbeheer wordt bijgehouden in Magister.
  Op dit moment zijn er maar weining applicaties beschikbaar op markt voor de onderwijsplanning (plan van inzet)..
• Kennis en scholing
• Training onderwijslogistiek voor planners en roostermakers. 
• Training onderwijslostiek voor onderwijsmanagers
• Gluren bij de buren

Er volgde nog een discussie over de invloed van docenten persoonlijke met wensen op het rooster. Verschillende voorbeelden passeerden de revus:
Een docente wil niet werken op woensdagmiddag in verband met een kind op de basisschool. Na 12 jaar staat die afspraak er nog steeds. Een docent, die niet om half negen wil beginnen 'omdat het fietspad dan zo vol is'. Keuzevrijheid bij het invullen van de BAPO is ook een beruchte.
In de organisatie moet je er eigenlijk voor zorgen dat (alleen dringende) roosterwensen door een teammanager of directeur worden goedgekeurd. En verder geen rechtstreeks contact tussen docent en roostermaker.