ICT-projecten managen is moeilijk

Een bekende stelregel bij ICT-implementaties heet de 2-2-½ regel: Ten opzichte van de oorspronkelijke plannen duren ICT-projecten tweemaal zo lang, zijn ze tweemaal zo duur en leveren ze maar de helft op van wat oorspronkelijk beloofd was. Voor ICT-projecten in het onderwijs is dat niet anders. Daarom heeft MBO2010 een publicatie onder de naam van ICT-implementator samengesteld waarin aandacht wordt besteed aan een groot aantal misvattingen, randvoorwaarden en valkuilen.

Om met het goede nieuws te beginnen: het is een goed leesbaar boekje geworden met een heldere indeling, veel tips en praktijkvoorbeelden. Er staan wat aardige schema’s in, die je helpen om de balans te bewaken tussen verschillende aspecten zoals zorgvuldigheid versus snelheid, complexiteit versus bestuurbaarheid, kosten versus resultaten. Ook bevat het boekje wat checklisten in die te gebruiken zijn tijdens het project om een beeld te krijgen van de stand van zaken (thermometer) en de te verwachten voortgang (barometer). Met name de aandacht, die besteed wordt aan een goede projectsturing, is me uit het hart gegrepen.

Toch ben ik een beetje teleurgesteld. Iedereen, die wel eens met een ICT-project bezig is geweest, zal (veel van) de voorbeelden herkennen. En dat is nou juist één van de zwakke kanten van het boekje: toch wel veel open deuren en weinig echt praktische oplossingen. Nou ja, er staan wel veel handreikingen in, maar die leiden weer aan het zelfde euvel als waar veel projectplannen aan leiden: open einden en wolligheden.

"De organisatie heeft invloed op de vraag wie betrokken moet worden in het project (stakeholders) en op de (in)richting van de gewenste functionaliteit. Is de besturingsfilosofie gericht op sterk decentraal besturen? Dan kan dit consequenties hebben voor de keuze voor een decentraal of centraal geleide ICT applicatie, voor de bekostiging van het project en voor het eigenaarschap van de applicatie. In de aansturing moet bijvoorbeeld rekening gehouden worden met de verantwoordingsvraag; “Wie is verantwoordelijk voor het slagen van het project?”

Klopt helemaal. Maar nu graag wat richtlijnen hoe je een antwoord op een dergelijke vraag krijgt! Het boekje geeft aan, dat er een ‘eigenaar’ benoemd moet worden maar niet wat die eigenaar eigenlijk moet doen. Eigenlijk staat er alleen maar, dat een eigenaar verantwoordelijk is voor de applicatie en de gebruikers.
In de praktijk komt die verantwoordelijkheid er echter op neer, dat die eigenaar in de besluitvorming in de organisatie de consequenties voor de applicatie moet bewaken (bijvoorbeeld omdat een verandering in een gekoppeld systeem door kan werken in zijn applicatie). Ook moet hij ervoor zorgen dat bepaalde besluiten vertaald worden in aanpassingen in de (inrichting en / of gebruik van de) applicatie.

Het boekje beschrijft ook allerlei verschillende cultuurvormen in organisaties, maar niet niet welke aanpak het beste past bij welke cultuur. Veel aandacht voor het opstellen van een businesscase. Maar ik kan me voorstellen, dat iemand op basis van de gegeven omschrijving nog steeds geen idee heeft hoe een businesscase wordt opgesteld.

Ondanks de kritische noot zou ik het boekje toch willen aanbevelen aan iedereen die in het onderwijs met ICT-projecten te maken heeft, al zou ik de aanbeveling willen doen om er ook wat andere literatuur naast te gebruiken zoals ‘de Kleine Prince II’ (let op: duur boekje).

Mijn vrienden Tom

Informatietechnologie verandert denken en gedrag van mensen. (Dat geldt natuurlijk niet alleen voor informatietechnologie maar voor technologie in het algemeen: denk alleen al wat auto’s en vliegtuigen voor effect hebben op de mobiliteit van mensen en producten.) George Siemens beschouwt die hulpmiddelen als verlengstuk van een lichaam: pen en papier vergroten je geheugen, een rekenapparaat versterkt je rekenvermogen, een tomtom verbetert je oriëntatievermogen.

Er valt over te discussiëren of het altijd verbeteringen zijn. Ik heb discussies gevoerd met mensen over het nut van hoofdrekenen of spellingonderwijs als men toch de beschikking heeft over een rekenapparaat of een spellingchecker. Wat nou topografie als je een tomtom hebt? Een bekende van mij heeft lang geweigerd een mobieltje aan te schaffen omdat het zijn probleemoplossend vermogen zou aantasten. Met zo’n mobieltje los je immers zelf je problemen niet meer op, er wordt doodeenvoudig iemand gebeld, die het probleem vervolgens maar moet zien op te lossen.

Ontwikkelingen gaan voort. Elk nieuw apparaat ontvang je met scepsis maar na verloop van tijd aanvaard je het ding en merk je dat het je denken en je gedrag verandert. In de afgelopen vakantie heb ik zelf ook weer zo’n ervaring gehad. Toen ook bij ons de tomtom zijn intrede deed, heb ik er in eerste instantie mijn neus een beetje voor opgehaald en zelfs een beetje geschamperd, dat zo’n ding je weer een beetje dommer zou maken. Vorig jaar nog reden onze reisgenoten in de auto voor ons met tomtom regelmatig de kruising voorbij waarvan ik dan zei: ‘Volgens mij …’ om na wat akelige kronkelweggetjes en omkeermanoeuvres weer gelijk te krijgen.
Maar na de afgelopen vakantie ben ik (tomt)om. Op weg naar ons vakantieadres aan het Comomeer moesten we in het donker dwars door Como. Ik was na een paar bochten de draad volledig kwijt. Met een geduldige stem werd ik echter via de meest onwaarschijnlijke eenrichtingsweggetjes door het doolhof geleid. En een paar dagen later waren we, op zoek naar een supermarkt in Bellagio, een piepklein beetje verdwaald, ondanks het feit dat we de naam van de straat kenden en iemand hem op een kaart had aangewezen. Op basis daarvan meende ik dat ik er zo naar toe zou kunnen rijden. Dat leverde een leuke sightseeing door Bellagio op, maar geen supermarkt. Toen bleek, dat we de tomtom per ongeluk hadden meegenomen, was het leed snel geleden. Het onooglijk smalle (eenrichting)straatje met supermarkt waren we al een paar keer voorbijgereden. Een paar dagen later een vergelijkbare situatie in Lecco. Vriend Tom bleek echter ook ‘supermercato’s’ te kennen en dirigeerde ons in korte tijd via een voor een normaal mens ondoorgrondelijke route rechtstreeks naar de watermeloen, koffie en frisdrank.

Als ik nu terugdenk aan al die keren, dat we gestressed op zoek waren naar die vakantiebestemming, parkeerplek of bezienswaardigheid. Inmiddels neem ik het risico dat mijn oriëntatievermogen en creativiteit wat af zullen nemen en de sporadische vergissingen van het apparaat voor lief. Ik glimlach om de hardnekkigheid waarmee we gevraagd worden om te proberen om te keren als we eigenwijs genoeg toch een wat andere route voor ogen hebben. Hoe dan ook, onze ‘vrienden Tom’ zijn voortaan erg welkom als vakantiegezelschap…

Daar is-t-ie dan: de flexibele school

In Zandvoort staat een basisschool met de naam 'De School', die ook in de zomermaanden geopend is. In de media werd daar de afgelopen aandacht aan besteed met enkele artikelen (hier, hier en hier) en een item in Stand.nl op Radio 1 waar hoogleraar Onderwijskunde Karsten van de Universiteit van Amsterdam over dat onderwerp werd geinterviewd.
De School gaat veel verder dan een openstelling tijdens de zomermaanden. Ook dagprogramma's zijn flexibel, toegespitst op de individuele leerling. Voor ouders, voor wie het combineren van het eigen werk met de zorg voor de kinderen soms lastig te organiseren is, natuurlijk een uitkomst.

En dan borrelen de vragen op.

1. Hoe organiseer je dat?
   In het artikel in Trouw wordt een klein tipje van de sluier opgelicht. Het personeel heeft gewoon conform de CAO 1659 uur per jaar, maar dan verdeeld over meer weken en dus minder vakantie.
   Dat is mij iets te makkelijk. Als de school 50 weken per jaar open is en dan van 8 tot 18 uur betekent dat 2500 uur openstelling tegen pakweg een kleine 2000 uur op een 'normale' school. Leerlingen zijn niet al die tijd op school maar hebben de mogelijkheid om binnen die uren gebruik te maken van de school. Dat alles red je niet met een vakantiespreiding van de leerkrachten. Ik ben benieuwd naar de andere afspraken die er gemaakt zijn.
2. En de didactiek?
   Er zijn grofweg twee mogelijkheden om flexibiliteit betaalbaar te maken. Het ene is groepsvergroting (combineren van groepen), de andere is zelfstandig werken. De School kiest vooral voor het laatste. Daarbij wordt het jaarklassensysteem losgelaten.
   Karsten geeft hierbij aan, dat het voor achterstandsleerlingen juist een uitkomst is, omdat de lange zomervakantie de kinderen uit het ritme haalt.
3. En hoe is dat voor de leerlingen zelf?
   Alleen maar enthousiaste verhalen vanuit de leerlingen en de ouders. Daar kun je natuurlijk een korrel zout bij bedenken (negatieve verhalen zet je niet in zo'n artikel, als het niet bevalt, zoek je een andere school), maar ik kan me er wel iets bij bedenken.
4. Wat denken anderen er van?
   Karsten heeft wat bedenkingen. Het oude schoolsysteem was ook opgezet om fabrieksmedewerkers te disciplineren. Dat gooi je met het nieuwe systeem overboord. Wat mij betreft nog wat oudbollig denken, al is het wel iets waar je op zijn wel even over moet nadenken.
   Rolvink van de Aob denkt dat het wel los zal lopen met 'altijd-maar-open'-scholen omdat leerlingen ook hun rust nodig hebben.
   En de Inspectie? Tja, de Inspectie geeft aan dat de uren in de zomer niet meetellen voor de wettelijke norm... Over oudbollig denken gesproken.

Er zijn nog veel vragen te stellen, effecten te onderzoeken. Maar de trend is gezet. De maatschappelijke ontwikkelingen en de individualisering dwingen het onderwijs tot nieuwe organisatievormen.

Noot: even los van het onderwerp van de flexibilisering kun je op de website van 'de School' lezen, dat zij uitgaan van SKM: de Sociocratische Kringorganisatie Methode. Ook nog een boeiend onderwerp om eens in te duiken!