Marktconsultatie Onderwijslogistiek

Marktconsultatie Onderwijslogistiek
Op 28 mei werd bij de MBO-raad in in Woerden een Marktconsultatie Onderwijslogistiek georganiseerd door saMBO~ICT en Triple A rondom het initiatief 'van plan naar realiteit', waar ik eerder al wat over schreef.
Zes instellingen maken in samenwerking met deze partijen een functionele beschrijving van een onderwijslogistiek systeem. In de praktijk blijkt dat er nog een hele weg te gaan om van de 'huidige werkelijkheid' naar een 'gedroomde werkelijkheid' te komen als het gaat om het ontwikkelen van ondersteunende applicaties. Daar kun je over blijven praten, je kunt er ook iets aan doen, was daarbij de gedachte.
Deze middag werden de tussenresultaten van dat traject besproken met allerlei marktpartijen, die expliciet uitgenodigd worden om ook input te leveren aan het traject. Jan Bartling liet bij de introductie als voorzitter van saMBO~ICT gekscherend weten dat hij "de volgende maandag in elk geval vrijgeroosterd had om bij partijen te komen kijken die al het een en ander zouden kunnen laten zien".

Het project moet op 16 juni 2010 een aantal producten opleveren:

• een functioneel ontwerp voor een systeem
• programma van eisen voor de organisatie
• een marktconsultatie (deze bijeenkomst)

De nadruk van de middag lag op de functionele eisen aan een applicatie. De organisatorische aspecten kwamen wat minder aan bod. Dat programma van eisen moet vooral gaan over de organistorische aspecten van plannen en roosteren, waarbij aandacht besteed wordt aan strategie, cultuur, structuur en personeel. De onderwijsorganisatorische aspecten zullen daarbij vooralsnog niet aan bod komen.
Deze marktconsultatie moet inzicht bieden in de ambities en mogelijkheden maar ook in de vragen van marktpartijen. Daarbij hebben ze ook de gelegenheid bij te dragen via een daarvoor opgezette wiki.

Na 16 juni ontstaat een nieuwe situatie: de zes instellingen kunnen zelf bekijken hoe ze verder gaan. Dat kan allerlei nieuwe samenwerkingsverbanden opleveren, die al dan niet gaan aanbesteden op basis van de beschreven functionele eisen.

Scenario's
Zoals ik al eerder beschreef: de functionele eisen zijn gebaseerd op een viertal scenario's. Tijdens de presentatie werden de verschillende scenario's nader toegelicht.  Dat leverde op een aantal punten nog wat verheldering op. Een aantal van mijn vragen zijn in elk geval beantwoord:

• Het is nu duidelijk, dat er wellicht meerdere scenario's mogelijk zijn. De beschreven scenario's zijn echter gebaseerd op min of meer reële praktijksituaties die voorkomen bij deze zes roc's. Dan is het ook te verwachten dat dat ook geldt voor het merendeel van van de overige MBO-instellingen.
• Scenario's zijn ook te combineren: een paar jaar blauw maar geel in het laatste jaar, enzovoorts.

De scenario's zijn doorvertaald naar functionele eisen door de verschillende processtappen (in Triple A termen: usecases) naast elkaar te zetten. Er ontstaat dan een beeld van een aantal benodigde modules (tools) zoals een arrangeertool, een roostermachine, middelenbeheer en een onderwijscatalogus. Die modules moet de onderliggende processen ondersteunen, zoals inventariseren van leervragen, groeperen, arrangeren, controleren, enzovoorts, enzovoorts.

Discussies
Tijdens de discussies kwamen tal van vragen, opmerkingen en suggesties voorbij. De vraag, of bijvoorbeeld het gele scenario wel realistisch is, werd snel afgewimpeld: het is op een aantal plaatsen -weliswaar kleinschalig- al de praktijk. Of het een praktijk wordt voor een heel roc is wel nog een vraag. Er is echter nog een reden om uit te gaan van het gele scenario: als een applicatie in staat zou zijn het meest flexibele scenario te ondersteunen kan de rest ook ondersteund worden.
Er was ook behoefte om 'flexibiliteit' toch wat nader te definiëren. Er zijn vele vormen van flexibiliteit (EVC, instroommomenten, verbreden, versnellen, aanpassen bij leerstijl, vrije periodes, enzovoorts), die som geen, soms kleine maar soms grote gevolgen heeft voor het planningsproces. Daarbij werd ook duidelijk, dat bepaalde ambities niet mogelijk zijn met elk (lees: vooral het blauwe) scenario.
Een belangrijk aandachtspunt in de discussie was ook wel, dat de eerste stap ook meteen de moeilijkste stap zou zijn bij de overgang van het huidige naar een meer flexibele onderwijsvariant! Ook een beetje flexibiliseren vraagt veel van de randvoorwaarden!

Organisatorische aspecten: pleidooi voor de context
Nu ben ik zelf wat minder gericht op de technische en meer op de organisatorische aspecten. Tijdens de bijeenkomst werd daar wat minder aandacht aan besteed. Het programma van eisen, dat nog moet worden uitgewerkt, zal voornamelijk worden gericht op de processen van plannen en roosteren en dergelijke, dus de directe omgeving van de gewenste applicatie. Heel begrijpelijk en waarschijnlijk ook verstandig.
Toch zou ik er voor willen pleiten de onderwijslogistiek in een wat grotere context te bekijken. Tijdens de hele marktconsultatie werd het onderwijs en de visie achter de gewenste flexibilisering eigenlijk niet één keer genoemd. Ook wordt uitgegaan van een aantal impliciete aannames, die in de praktijk nogal eens onderuit worden gehaald. denk daarbij bijvoorbeeld aan de scenario's waarin steeds wordt uitgegaan van 'de deelnemer kiest ...', terwijl in de praktijk blijkt dat die deelnemers helemaal niet zoveel behoefte hebben aan vele keuzemogelijkheden en dat kiezen ook nogal lastig is. Dat betekent dan weer dat er meer tijd ingeruimd moet worden voor het begeleiden van die deelnemers in dat keuzetraject. En dat gaat weer van de onderwijstijd af.
Ook zie ik in de dagelijkse praktijk, dat veranderingsprocessen in het onderwijs lang niet altijd van een leien dakje gaan. Als daar geen rekening mee wordt gehouden, zal het resultaat duidelijk zijn.
Een plan van eisen zou daarom (wat mij betreft) ook per scenario moeten beschrijven, welke eisen er gesteld worden aan de onderwijsvisie, de gebruikte onderwijsvormen, de inrichting van loopbaanbegeleiding, deskundigheid van medewerkers, enzovoorts. Een dergelijke beschrijving kan ook instellingen of teams helpen bij het vaststellen van hun eigen ambitie ten aanzien van de vorm (en de mate) waarin flexibiliteit vorm gegeven moet worden.

Maar... het glas is halfvol! Het feit dat ik hier commentaar kan leveren op het initiatief en de tussenresultaten betekent, dat er sprake is van een initiatief en tussenresultaten! En niet alleen bij deze werkgroep. En als ik alle signalen uit de zaal mag geloven, dan is de agenda van Jan Barling voor komende maandag al aardig volgeboekt...

Invloed van de Stemwijzer

Een berichtje in de Metro over de Stemwijzer intrigeerde mij. Veel (met name zwevende) kiezers volgen min of meer blindelings het advies van de Stemwijzer. "Daar is-t-ie toch voor", zou je denken? Ik moet zeggen, op zich ben ik er blij mee. Ik ben een behoorlijk zwevende kiezer aan de linkerkant van het spectrum. Ik volg de politiek maar nou ook weer niet in die mate dat ik uitgebreid allerlei verkiezingsprogramma's ga bestuderen en vergelijken om op basis daarvan mijn stemhokjeskeus te bepalen. Dan is zo'n stemwijzer hardstikke handig.

Als je de stemwijzer een keertje invult, dan merk je, dat het toch weer niet zo heel simpel is. Moet de Koningin haar werk op deze manier blijven doen of moet het een louter ceremoniële functie worden? Wat antwoord je als je twijfelt over de meerwaarde van een monarchie? Fors bezuinigen of Defensie? Ik ben niet zo voor oorlog maar heb toch ook wel bewondering voor de inzet in Afghanistan. Meer belasting voor hogere inkomens? Waar ligt de grens? En hoeveel meer? Dat soort dingen. Het is dus vrij ongenuanceerd. En daar wordt dan de keuze van heel veel kiezers door bepaald! Als ik eerlijk ben: de mijne eigenlijk ook wel (als dat binnen mijn persoonlijke spectrum valt, tenminste).

Het berichtje in de Metro heeft me even aan het denken gezet. Als een groot deel van de kiezers wordt beïnvloed door de Stemwijzer, wie controleert dan de Stemwijzer? Zouden de uitkomsten beïnvloed kunnen worden door de manier waarop de stellingen zijn geformuleerd? Zou de politieke kleur van de medewerkers dan een rol kunnen spelen? Je zou kunnen stellen, dat datzelfde geldt voor kranten, maar een krant kies je zelf. En het gaat natuurlijk niet om een paar mensen, het zijn er een hele hoop! Lijkt me een leuk onderzoeksgebied voor Steven Levitt en Stephen Dubner...

Nieuwe stap in onderwijslogistiek

Via mijn Google-reader werd ik door Willem Karssenberg en Joël de Bruijn geattendeerd op een bijeenkomst, die recent door saMBO~ICT werd georganiseerd en waarbij belangstellenden werden geïnformeerd over de (tussen-)resultaten van een "werkgroep Onderwijslogistiek", een samenwerkingsverband tussen 6 roc's in het verlengde van de Triple A Encyclopedie.

De resultaten werden gepresenteerd aan de hand van vier scenario's onder de titel 'Van plan naar realiteit'. Aanstaande vrijdag staat een marktconsultatie op het programma, waarvoor ik me heb opgegeven. Ik ben meer dan benieuwd naar een aantal achtergronden van de benadering.

Een scenario kan in deze context worden beschouwd als een mogelijke benadering van het onderwijslogistieke probleem op vier dimensies met elk weer vier variabelen:

• Schaal van organiseren
  Zelforganiserende teams - Kleinschalig per locatie of team - Per opleiding, branche of gebouw - Grootschalig centraal
• Uitgangspunten voor het roosteren
  Beschikbare capaciteit - Prognose - Leervragen groeperen - individueel roosteren
• Diepgang van de catalogus
  Alleen summatief - Grote brokken - Vrije ruimte - Roosterbare eenheden
• Optimaliseren van de middelen inzet
  Voorbestemd - Flexibele inzet van middelen - Flexibele inzet van personeel - Vrij inzetbaar

Er zijn vier scenario's bedacht:

• Scenario rood: zelforganiserende teams
• Scenario groen: flexibiliseren op basis van onderwijsaanbod
• Scenario blauw: vast aanbod
• Scenario geel: individuele leervraag, individueel aanbod

(Misschien niet helemaal toevallig deze kleuren, zo komen aardig overeen met de kleuren van de Caluwé!)

Bij mij roept het plaatje met de scenario's nog wat vragen op. Misschien een beetje flauw: Flexibele inzet van middelen en docenten staan op de onderste lijn naast elkaar. Dat impliceert eigenlijk, dat er een keus gemaakt moet worden voor het een of het ander, terwijl je in de praktijk zowel het een als het ander zou kunnen overwegen. Dat is precies wat bij het groene scenario is gebeurd op de roosterlijn: zowel prognose als leervragen groeperen. Het scenario wordt er daardoor echter niet duidelijker op. Misschien is dit een beetje gezeur over het plaatje. Ik vind echter dat dit soort plaatjes eenduidig moeten zijn om een goede discussie te kunnen voeren. Maar goed, daar komt binnenkort wellicht wat meer duidelijkheid over.
Een andere vraag, die het bij mij oproept: zijn dit nu de enige vier scenario's? Waarschijnlijk niet, er zullen nog heel wat meer combinaties te maken zijn. Zijn die ook onderzocht? Of worden die nog onderzocht? Kunnen scenario's ook gecombineerd worden? Bijvoorbeeld volgens de 80-20 regel: 80% blauw en 20% rood? Of is het te combineren op een manier dat flexibiliteit, die binnen een opleiding wordt vormgegeven (groen) wordt gecombineerd met opleidingsoverstijgend leereenheden omdat dat efficiënter te organiseren is (er zijn dan grotere groepen te maken). Een combinatie van rood en groen dus?

En wat het gele scenario betreft: Wanneer je het Triple A boekje over Onderwijslogistiek & roosteren leest (zie bijvoorbeeld p 7 ev), dan rolt daar het gele scenario uit. De opleiding wordt dan vormgegeven op basis van de competentieontwikkeling van de student. Ik heb de afgelopen paar jaar moeten constateren dat dat scenario op dit moment nog mijlenver van de realiteit afstaat van heel veel opleidingen op heel veel roc's. Dat vraagt -in elk geval in de komende jaren- een benadering van flexibel onderwijs die heel wat simpeler vorm te geven is. In hoeverre wordt daarmee bij deze opzet en de implementatiestrategie rekening gehouden?

Alles bij elkaar gaat het om bijzonder boeiende materie. Ik ben dan ook erg blij met het initiatief en hoop er zeker mijn steentje aan bij te dragen!

Studentbegeleiding en privacy

Een goede studiebegeleiding kan goed ondersteund worden met een digitaal informatiesysteem. Beschikbare informatie over een student is dan op één plek beschikbaar voor alle betrokkenen in plaats van verspreid over losse bestanden, schriftjes, lijstjes, databases, losse briefjes en de hoofden van mensen. Dat kan de kwaliteit van de begeleiding enorm ten goede komen. Een begeleider kan immers beschikken over alle relevante informatie om een student te kunnen adviseren of bij te sturen in diens leertraject. Nu komt er behoorlijk wat kijken om een begeleidingssysteem goed aan de praat te krijgen in een onderwijsorganisatie, maar daar wil ik nu niet op in gaan.

Wat me wel opvalt bij verschillende onderwijsinstellingen dat het aspect 'privacy' bij het werken met met name een begeleidingssysteem vanuit uitersten wordt benaderd: van weinig of geen tot soms een overdreven aandacht. Een paar dingen op een rijtje gezet.

Wanneer er te weinig aandacht besteed wordt aan privacyregels kunnen er voor studenten vervelende dingen gebeuren. Privacyregels zijn er dan ook om te voorkomen dat door het registreren van gegevens in een bestand er ongewenste gevolgen plaatsvinden. De regelgeving (o.a. de Wet Bescherming Persoonsgegevens) stelt dan ook heel duidelijk dat die gegevens alleen maar gebruikt mogen worden voor het doel waarvoor ze worden opgenomen in het bestand. Het verstrekken van gegevens aan derden moet dan wel aan heel stringente eisen voldoen. Anders kunnen gegevens goedbedoeld maar onterecht worden verstrekt aan verkeerde personen of instanties. Zo lijkt het logisch dat er aan een ouder telefonisch wat informatie wordt gegeven over hun kind. Maar -als het al een ouder is- zal het maar net de ouder zijn, die het ouderlijk gezag is ontnomen. En als nu de politie informeert naar een leerling? Onder bepaalde omstandigheden zal die informatie toch gegeven moeten worden. In dit soort gevallen moet dat niet gebeuren tijdens het desbetreffende telefoongesprek zelf. Op dat moment valt immers nauwelijks te controleren of het verzoek authentiek is. In een dergelijk geval: terugbellen naar een bij de verzoeker behorend telefoonnummer (het thuisnummer van de student of het nummer van het bijbehorende politiebereau). Op die manier worden door dit type procedures maatregelen genomen in het kader van privacy.
En als een uitzendbureau om een adreslijst vraagt om examenkandidaten een presentje te kunnen sturen? Kan niet, mag niet. Dus ook geen adreslijst voor oud-leerlingen die een reünie willen organiseren. Jammer, maar helaas. En hoe zit het dan met een leermiddelenleverancier, een Centraal Boekhuis, dat ook de functurering voor zijn rekening neemt? Dat is weer een ander verhaal...

Het is niet voor niets dat er in de wet een regeling is opgenomen dat persoonsregisters moeten worden aangemeld bij het College Bescherming Persoonsgegevens. Nou ja, als alles gemeld zou moeten worden: het is duidelijk dat er dan wel heel veel meldingen gedaan zouden moeten worden want er zijn nogal wat bestanden waarin gegevens worden opgeslagen. Om te voorkomen dat alles gemeld moet worden is het Vrijstellingsbesluit in het leven geroepen. In dat Besluit is ook geregeld dat onderwijsinstellingen onderwijs- of begeleidingsgerelateerde gegevens in een bestand mogen opnemen en dat die een dergelijke registratie dus niet hoeven te melden. In het besluit is ook geregeld, wat er geregistreerd mag worden en aan wie die gegevens verstrekt mogen worden. Daar staat bijvoorbeeld in, dat gegevens geleverd mogen worden aan leveranciers van leermiddelen, al moet je er even voor zoeken... ("art. 19, lid 2 onder b en c in combinatie met lid 4 onder a, Vrijstellingsbesluit").

Wat ook in het Vrijstellingsbesluit staat is, dat de gegevens (met uitzondering van een aantal zaken zoals diploma's en nog wat andere zaken) na twee jaar weer vernietigd moeten worden. Dat druist een beetje in tegen het gevoel dat die gegevens gewoon in het systeem kunnen blijven zitten 'want als die student nog eens terugkomt...'. Toch heb ik in de verschillende applicaties die ik ken nog geen knop gevonden waarmee de gegevens (na die twee jaar) weer opgeruimd kunnen worden. En wat betekent die regel voor backupbestanden?

Soms wordt te zwaar getild aan de privacyregels. Voorbeeld: veel onderwijsinstellingen hebben een aparte dienst waar studenten extra steun of begeleiding kunnen krijgen (meestal aangeduid als tweedelijns begeleiding). Soms vindt men dat zo'n dienst 'alleen maar gegevens mag krijgen van studenten die daar worden aangemeld'. De tweedelijnsbegeleiders zouden dan geen toegang mogen hebben tot alle begeleidingsgegevens van alle studenten. Toch gaat het om gegevens die binnen de instelling blijven. De WBP beschouwt de organisatie dan ook als houder van het systeem en de gegevens, niet de afzonderlijke medewerkers, dus de wet stelt die eis helemaal niet. Het is ook een soort motie van wantrouwen tegenover die medewerkers als die in principe zouden kunnen beschikken over alle begeleidingsgegevens van alle studenten. Je mag toch zeker een professionele houding van alle medewerkers verwachten? Zo'n beperkende afspraak of procedure is dus helemaal niet nodig en vaak niet werkbaar voor de desbetreffende dienst.
Daar staat tegenover, dat veel docenten een begeleidingssysteem als een soort privé registratiemiddel beswchouwen, waar een student niet in mag kijken. Daarbij wordt dan eigenlijk geen rekening gehouden met et feit dat de gegevens dan wel niet van de student zijn maar wel over de student gaan. En dus heeft die student het recht om te weten wat er over hem/haar is geregistreerd. Dat betekent nog niet, dat er dus ook maar meteen toegang moet zijn, maar een student mag vragen om inzage! Van docenten wordt dus een zorgvuldigheid verwacht bij alles wat er geregistreerd wordt! En wat niet bestemd of geschikt is om aan de student te tonen moet dan ook maar niet geregistreerd worden.
Studenten mogen ook verzoeken om gegevens te verwijderen of aan te passen. Lijkt ook logisch als het gaat om duidelijk verkeerde gegevens. Maar als het nu gaat om correcte gegevens waarvan die liever niet heeft dat ze worden geregistreerd? Een besmettelijke bloedziekte als HIV? Maar je wilt een EHBO'er toch ook in bescherming kunnen nemen? In dergelijke gevallen hoeft er dan ook aan het verzoek geen gehoor gegeven te worden.

Al dit soort dingen blijken in de praktijk toch weer wat complexer dan in eerste instantie lijkt. Toch goed om er over na te denken, te regelen en te communiceren met alle betrokkenen!

Vakantiestress - of niet?

Vakantie vieren is niet meer helemaal vergelijkbaar met vroeger. De informatisering heeft de afgelopen jaren ook in die branche fors toegeslagen. Het begint al met het zoeken van achtergrondinformatie over de streek waar je naar toe wilt waarbij ook ervaringen van anderen op YouTube of Flickr worden meegenomen. Het boeken van een bestemming gebeurt via internet, het uitwisselen van wat wetenswaardigheden en afspraken over de boeking vervolgens per e-mail. Het weer, eventuele verkeersdrukte, tarieven, vertrektijden worden allemaal online bestudeerd. Een vliegtuigticket voor de nakomers: online boeken en afrekenen.
Onderweg en op de plaats van bestemming is het thuisfront niet meer dan een paar klikken of sms-jes ver weg. En ook als je zelf met een deel van het gezelschap door de bossen of moerassen aan het struinen bent, kun je de achterblijvers in het vakantiehuis laten weten wanneer de pizza in de over kan.
En natuurlijk, de tomtom. Even van te voren de route naar een parkeerplaats in de vorm van een 'nuttige plaats in de buurt van…' ingeven en vervolgens word je met veel geduld dwars door de meest gruwelijke doolhoven geleid. Dat wekt vertrouwen!
(Ook het tegengestelde is overigens waar: als de tomtom niet op de hoogte is van het feit dat bepaalde weggetjes privé zijn of afgesloten zijn, word je ineens heel wantrouwig als je een bepaalde kant op gestuurd wordt.)
Het betalingsverkeer is ook grotendeels gedigitaliseerd. Ik ben met wat kleingeld op vakantie gegaan en heb welgeteld één keer contant afgerekend, één keer wat muntjes fooi achtergelaten en één keer op het punt gestaan contant geld in een tolpoortjesautomaat te gooien maar vervolgens besloten dat het met plastic geld sneller en makkelijker gaat.
Ook vakantiefoto's maken gebeurt anders. Vroeger had je 'maar liefst' een rolletje of 3, 4 volgeschoten wat neer kwam op een kleine 150 foto's. Nu breng je vlot het 3- tot zelfs het 10-voudige mee terug. De mooiste exemplaren zet je in een digitaal album online om je ervaringen met de buitenwereld te delen. Zo wordt die ook weer geïnformeerd over de plek en je persoonlijke ervaringen, waarmee de cirkel weer rond is.

Wat levert het mij nu eigenlijk op, die vakantieinformatisering?
Naast allerlei zaken in elk geval minder stress. Beslissingen neem je op basis van beschikbare informatie (inclusief ervaring). Toen ik de eerste keer naar Frankrijk op vakantie ging, meed ik de tolwegen, vooral omdat ik niet wist hoe dat er precies aan toe ging én omdat ik niet wist wat het kostte en of ik dus genoeg contant geld bij me had (want cheques zouden ze wel niet accepteren). Nu zoek je die dingen gewoon op. Ook vond ik het vroeger helemaal niet zo leuk om naar een één of ander onbekend stadje te gaan. In de helft van de gevallen reed je je wel weer ergens klem. Nu vertrouw ik op die geautomatiseerde gezelschapsdame. Kortom, informatie geeft meer zekerheid en dus meer rust.

Maar alles heeft zijn prijs. Het voorbereiden, opzoeken en informatieverwerken kost tijd. Kiezen kost tijd, zeker als er door alle beschikbare informatie veel en veel meer te kiezen valt. Het uitzoeken en bewerken van 1200 vakantiefoto's kost tijd. En dat alles terwijl iedereen meer en meer het gevoel heeft dat tijd juist een beperkende factor is. Levert vakantie toch weer meer stress op. Is de cirkel alweer rond...

En die vakantiefoto's? Nog even geduld, nog geen tijd gehad...