Samenwerking op het gebied van informatiemanagement - Noorderpoort en Alfa College op #CVImc

Marcel van Doren (Alfa College) en Martijn Broekhuizen Noorderpoort gaan in op hun samenwerking op het gebied van informatiemanagement. 

Waarom is informatiemanagement nodig?

Martijn geeft een aantal voorbeelden waarom informatiemanagement belangrijk is.

• Keuzedelen: impact is veel groter dan je denkt.
• Een student heeft zich ingeschreven maar komt niet opdagen. Als dat niet wordt doorgegeven loopt er aan de achterkant heel veel mis.
• Hacka: een youtube kanaal waarin studenten best practices uitwisselen over de manier waarop je de informatiesystemen gehackt kunnen worden.

Daar uit volgt dat de hoeveelheid informatie, die wordt gevraagd, neemt almaar toeneemt, dat de kwaliteit van informatie steeds belangrijker wordt. Daarbij komen vraagstukken op het gebied van nformatieveiligheid, informatieketens. Belangrijk is ook dat verwachtingen van gebruikers op basis van hun ervaringen thuis veel hoger zijn dan het onderwijs kan waarmaken.

Informatiemanagement gaat om het het optimaal aansluiten van informatievoorziening op de bedrijfsvoering (processen). Het is een balans tussen vraag en aanbod. Het wordt goed weergegeven in het negenvlaks model van Rick Maes.

Het inrichten van informatiemanagement verloopt in een aantal fasen. In eerste instantie gaat het om het aanschaffen en implementeren van systemen. Daarna gaat het om het verbinden van de mensen en het integraal maken van de informatievoorziening. Als dat op orde is kom je op het niveau van innovatie.

Waarom samenwerken?

Instellingen hebben vaak dezelfde vraagstukken. Ook intern spelen dezelfde processen en vernieuwingen. Instellingen hebben ook dezlefde uitgangspunten. Denk aan architectuur, informatiebeleid en informatieveiligheid.

De beschikbare kennis binnen de roc's is beperkt, delen van kennis levert veel op.

Het bedenken van oplossingen en het aanpssen van systemen is complex, tijdrovend en kostbaar.

Aan de groep wordt gevraagd op welke gebieden je kunt samenwerken ten aanzien van informatiemanagement. Met name bestuurlijke processen, management informatie, en logistiek komen daar uit naar voren. Maar eigenlijk zou je op alle geieden wel kunnen samenwerken. Belangrijk daarbij is, dat deelnemende instellingen in een samenwerkingsverband  niet overal even ver in zijn.

Welke samenwerking tussen Np en Alfa?

• Bestuurlijk - macrodoelmatigheid in Qlikview.
• Primair proces: Aan en afwezigheid, verkenning van keuzedelen bij elkaar
• Secundair proces: Shared service centrum PeopleSoft (kernregistratie)
• Logistiek: Planning en roostering (Xedule)
• Tertiaire processen: kennisdeling informatiemanagement en niet-gezamenlijke systemen
• Managementinformatie: gezamenlijk bouwen van rapportages in Qlikview.

Waarom samenwerking op deze gebieden:

• Geen concurrentie op deze gebieden
• Vraagstukken identiek
• Systemen het zelfde
• Krachten bundelen en kennis delen
• Meer efficiency, effectiviteit en kwaliteit

Op welke gebieden werken de instellingen niet samen?

• Werving
• Primair proces
• Alumni
• Communicatie
• Informatieplanning

Waarom niet?

Onderscheidend vermogen!

Er zijn veel successen gehaald op gebied van managementinformatie, koppelingen, informatie- en datamodellering, reductie administratieve capaciteit met 40%, digitaal aanmelden, digitaal archief.

Een project om een gemeenschappelijk app te laten bouwen door studenten is niet gelukt.

Wat zijn de valkuilen?

• Onevenwichtige vedeling en inbreng van capaciteit en kennis in de samenwerking
• Onvoldoende mandaat en draagvlak
• Samenwerken op een gebied waar je verschillende systemen hebt

Zou het mogelijk zijn om ook een soort shared service centrum op het gebied van informatiemanagement in te richten? Dat zou op veel gebieden veel voordelen opleveren maar vergt op meerdere niveaus een heel goede afstemming.