Wanneer ben je effectief?

(bron)

Werkdruk staat hoog op het lijstje van stressbevorderende factoren bij veel mensen. Ik heb dat niet statistisch onderzocht, ik stel dat een beetje vast aan de hand van mijn eigen ervaring en op grond van de signalen bij mensen om mij heen.

Via de LinkedIn-blog kreeg ik een lijstje onder ogen: 7 things highly productive people do. Nu blijkt dat lijstje gebaseerd te zijn op één bron, ook niet bepaald een statistisch hoogstandje. Het komt neer op een paar tips:

• Werk terug vanuit doelen naar mijlpalen naar activiteiten
• Stop met multitasken, dat kun je gewoon niet.
• Zorg, dat je tijdens het werk niet afgeleid kunt worden
• Organiseer je email zodat dat je evenmin afleidt
• Gebruik de telefoon voor conversaties, niet je email
• Houd je eigen agenda bij, laat dat niet door een ander bepalen
• Werk in intervals van 60-90 minuten

In eerste instantie dacht ik dat het ging over  'seven habits of highly effective people', het bekende boek van Steven Covey. Dat gaat voor een klein deel over dezelfde dingen, voor een groot deel over persoonlijke eigenschappen, waar je je zelf in kunt trainen. Het boek is bijzonder aan te raden!
(Een mindmap met een samenvatting vond ik op www.spagaat.com)

Het blijk echter beperkt te zijn tot wat tips over timemanagement. Eigenlijk gaat het om niet afgeleid te raken van je taken. Dat is 'nooit' verkeerd. Nou ja, zeg nooit nooit...

Voor je persoonlijke productiviteit is het goed om bijvoorbeeld je emails op te sparen tot het einde van een dag, of juist het begin van een nieuwe dag. Als je echter vanuit logistiek redeneert, moet je voorkomen dat ergens voorraden of wachttijden ontstaan. Als je een sleutelfiguur bent in een kritisch proces moet je er voor zorgen dat anderen niet op je hoeven te wachten. Denken in processen, heet dat. Daar ga ja dan met het opsparen van email en jezelf afzonderen! Het is natuurlijk een kwestie van een goede balans zoeken, afspraken maken wanneer men een antwoord kan verwachten of wanneer je gestoord kunt worden. Je kunt juist die belangrijke zaken ook tussendoor inplannen.

Prioriteren

"Leren ze bij jullie ook prioriteren?", aldus Antoinette, een bijzonder vlotte dame die bij één van de ministeries ondermeer werkt als facilitator bij allerlei veranderingstrajecten. Ik ontmoette haar op een training 'Creatief probleemoplossen' (waarover later meer) als de enige niet-onderwijsdeelnemer.
"Mensen roepen maar dat ze het 'druk-druk-druk' hebben. Volgens mij is dat gewoon een kwestie van prioriteren, toch? Als zoveel mensen er last van hebben, waarom leren ze dat bij jullie dan niet?"

Tja, daar zit je dan, met je mond vol onderwijstanden, zonder goed antwoord op zo'n vraag. Nou heb ik net het boek van Stephen Covey , "De zeven eigenschappen van effectief leiderschap" gelezen. (Overigens vond ik het niet zo'n goede titel, het gaat eigenlijk niet over leiderschap maar over effectief zijn, de originele titel geeft dat al aan met 'Seven habits of highly effective people').
In het boek wordt bij één van die eigenschappen de tijdmanagement-matrix besproken.

(Bron: www.franklincovey.nl, ik vond deze op prioriteitenmatrix.utilo.nl/)
De matrix gaat over de combinatie van belangrijk-urgent waarbij het accent ligt op kwadrant II: belangrijk maar niet urgent. Dan gaat het over de langere-termijndingen, je weet wel, die dingen die je nodig hebt om te voorkomen dat je al te vaak in kwadrant I bezig moet zijn.
Ik heb het in elk geval in mijn oren geknoopt: het gaat om prioriteiten stellen, om het voor jezelf bepalen wat op een bepaald moment echt belangrijk is. Daar hoort dan ook bij, dat je leert 'nee' te zeggen. Anders schiet het nog niet op.
In het boek worden nog veel meer nuttige dingen besproken, maar er is heel wat over te vinden, blijkt na een rondje surfen. Dat hoef ik niet nog een keertje over te doen.
Op de FranklinCovey-website staat veel meer over de zeven eigenschappen, compleet met tests en tools. Er blijkt een ook in Nederland een FranklinCovey-club actief te zijn. Ik vond het boek wel aardig om te lezen, in elk geval kan ik wel wat met de inhoud. Maar dat er zo'n complete cultus omheen aan het ontstaan is. Als je dat allemaal niet wilt, kun je je ook beperken tot een simpel checklistje.