Hoezo sturen op ict-projecten?

In de reeks Hoe? Zo! publiceert Kennisnet regelmatig nieuwe boekjes over relevante, ict-gerelateerde onderwerpen. Recent is in dat kader een publicatie 'Sturen op ict-projecten' uitgebracht. Voor dat boekje is een aantal mensen uit het onderwijs geïnterviewd en is een aantal belangrijke aspecten beschreven.
Eerlijk is eerlijk, over het algemeen zijn onderwijsinstellingen niet erg goed in het managen van projecten. Het is dan ook bijzonder nuttig om daar een publicatie over uit te brengen. In een aantal hoofdstukken komen achtereenvolgens de belangrijkste vraagstukken aan bod:

• Hoe relevant zijn ict-projecten voor het management?
• Hoe zorgen we voor betrokkenheid van het management bij ict?
• Hoe nemen we goede besluiten over ict-investeringen?
• Hoe zorgen we dat ict-projecten aansluiten bij onze strategie?
• Hoe kunnen we het succes van ict-projecten vergroten?
• Hoe krijgen we grip op ict in onze organisatie?
• Wat zijn de valkuilen? 

Het boekje leest makkelijk weg en de belangrijkste aspecten komen allemaal wel een keer aan bod in een beetje Jip- en Janneke taal. Maar daarmee is het goede nieuws wel op. Ik houd er niet van andermans werk een beetje als een stuurman aan de wal te becommentariëren. Af en toe ontkom ik er niet aan en dit is zo'n geval. 'Sturen op ict-projecten' is nu eenmaal niet meer dan een open-deurenboekje. Het blijft allemaal een beetje steken in wolligheid.

'Om een zinnig besluit te kunnen nemen over wel of niet investeren in een project, is het goed om expliciet in kaart te brengen wat het project oplevert. Het is gebruikelijk om deze informatie vast te leggen in een businesscase. In de businesscase staat wat het project oplevert in kwalitatieve zin en – waar mogelijk – in financiële zin. Hierdoor wordt duidelijk wat de baten zijn van het project voor de instelling. In de businesscase staat ook wat het project kost. Daarbij gaat het niet alleen om de kostprijs van het systeem maar ook om bijkomende kosten en terugkerende kosten voor zaken als licenties en beheer. Ook de benodigde inspanningen – al dan niet omgerekend naar geld – vormen een onderdeel van de kosten. Tot slot wordt in de businesscase meestal ook aangegeven wat de risico’s zijn. De risico’s maken inzichtelijk hoe groot de kans is dat het project slaagt en dat het ook daadwerkelijk de beoogde resultaten gaat opleveren.'

Alles wat er staat klopt. Omschrijvingen als 'het is gebruikelijk', 'waar mogelijk', 'meestal' halen het belang van een essentieel element als een businesscase onderuit. Het bepalen van de baten wordt even aangehaald,  

in amper twee regels komt het onderwerp risico's voorbij. Nergens in het hele boekje wordt aandacht besteed aan communicatie: misschien wel het meest cruciale aspect om verwachtingen te managen en draagvlak te creëren en een project te laten slagen.

Voor een beetje projectmanager staat er helemaal niets nieuws in het boekje. Voor iemand, die echt zijn licht op wil steken over het succesvol sturen op ict-projecten wellicht wel maar op een zo'n compacte, versimpelde manier, dat die er niets mee opschiet. 

Het is natuurlijk makkelijk om op deze manier commentaar te leveren op een boekje als dit. Wat zou dan beter zijn geweest? Naar mijn idee: schrijf een herkenbaar verhaal over een projectmanager die een concreet project gaat uitvoeren. Beschrijf de problemen die hij tegenkomt en al dan niet oplost. De manier waarop er in het project gestuurd wordt, wat er mis gaat, als een opdrachtgever zijn rol niet pakt. Beschrijf in kaders de achterliggende theorie. Gebruik de Kennisnet-website om uitgewerkte voorbeelden van de bijbehorende businesscase, het projectplan, een organisatieplaatje, een risico- en een issuelog te laten zien. 

Hoezo helpt 'Sturen op ict-projecten' MBO-instellingen om beter te sturen op projecten?  

Sambo~ICT conferentie (2) Voorspelbaarheid van studiesucces #bigdata #samboict

Noorderpoort wil het kijken of je studiesucces kunt voorspellen. Marius van Zandwijk (Kennisnet) en Martijn Broekhuizen (Noorderpoort) geven een toelichting op een project, waarbij dit aspect wordt onderzocht. In het kader van Focus op Vakmanschap is het mooi als studenten binnen de daarvoor vastgestelde tijd hun diploma halen. Ook het terugdringen van VSV speelt een rol.

In een vooronderzoek blijken 13 factoren relevant te zijn voor het kunnen voorspellen van studiesucces. Het gaat om zaken als geslacht, leeftijd, woonsituatie, etniciteit, rugzakje, motivatie, etc.

De factoren zijn uitgesplitst naar hun relevantie in bepaalde fasen van de studieloopbaan. In een vervolgstap is bekeken welke gegevens beschikbaar zijn over de betrokken factoren.
Op basis van de gegevens in het KRD (PeopleSoft) is een analyse gemaakt. Een deel van de gegevens is niet beschikbaar. Daarvoor moeten ook andere bronnen worden geraadpleegd, bijvoorbeeld de gegevens bij de Cursistendienstverlening (verlengde intake, 2e lijns trajecten). Er is een database waarin studenten worden geregistreerd, die de open dag hebben bezocht. Ook buiten het roc wordt gekeken: bij het VO, bij VO-intergrip, waar de overstap van VO naar MBO wordt gemonitord.

In Het traject moet nog een aantal stappen gezet worden. Het achterhalen welke gegevens nu echt relevant zijn: waar zitten de correlaties? Dat kan best complex zijn omdat bepaalde factoren elkaar kunnen versterken of afzwakken. Uit eindelijk moet het leiden tot de Big Five.
Op dit moment sijn er nog issues in het traject rondom privacy: het gebruik van externe gegevens. Daarnaast is het lastig om gegevens met elkaar te koppelen. Ook valt het nog niet mee om studiesucces te definiëren. Dat is wel wat anders dan een negatieve waarde van VSV!

Een aandachtspunt is nog, dat de correlaties in Groningen nog wel eens heel anders kunnen liggen dan in de Randstad. Daarbij is er nog de discussie over het verschil tussen correlatie en causaliteit. Een correlatie hoeft niet causaal te zijn: dat je een hogere verzekeringspremie moet betalen in bepaalde postcodegebieden is gebaseerd op een correlatie. Dat betekent niet dat daarmee aangetoond is, dat je meer risico's neemt waardoor er eerder schade is (causaal verband).

Het zou wellicht ook interessant Zijn om te kijken naar sociale verbanden, bijvoorbeeld door te kijken naar de Facebook vrienden of Twitterberichten. Danmkom je wel erg op het gebied van de privacy. De vraag is daarbij of je dan ook niet te veel gegevens probeert te analyseren.
Nog andere factoren spelen natuurlijk een rol. De kwaliteit van docenten, bijvoorbeeld. Dat is heel interessant en tegelijkertijd bedreigend voor de docenten.

Het zou mooi zijn als het traject oplevert dat bekend is welke factoren een rol spelen en wat je nog aanvullend kunt doen om gegevens boven water te krijgen, bijvoorbeeld een intaketoets. Het accent zal in elk geval komen te liggen op de intake.

Binnenkort komt er een rapport over het onderzoek uit bij Kennisnet.


H

Sambo~ICT conferentie bij het Nova College #samboict

De 27ste (!) Sambo~ICT conferentie had een mooie start met een presentatie bij de gemeente Haarlem over hun digitaliseringstraject. Je kunt nu eenmaal niet alles meemaken: die presentatie heb ik moeten missen. In elk geval kwam daar naar voren dat cloud niet automatisch leidt tot goedkoper werken. Bij de gemeente Haarlem is de verwachting, dat er meer mensen nodig zijn. Dat zet mensen aan het denken...
In de Jopenkerk werd vervolgens een 'diner pensant' georganiseerd met als Sander Duivestijn als spreker. Vanuit het verleden via het heden naar de toekomst werd technologie in een historisch perspectief geplaatst. Tussen de gangen door wat stellingen waarover gediscussieerd kon worden. Leuke filmpjes, mooie plaatjes maar Sander kwam niet vreselijk geïnspireerd en daardoor ook niet inspirerend over. De stellingen waren een beetje open deur, kortom, het was gezellig.

Hans Snijders, voorzitter van het CvB, geeft aan dat het Nova College bij de top-5 wil behoren. Daar heb je een voertuig bij nodig, wat Sambo~ICT eigenlijk is.
Zijn ICT ervaring gaat nog terug naar de jaren 70 waar je voor een computerprogramma vooraf rekentijd moest aanvragen, ponskaarten moest maken en inleveren en dan na een week terugkreeg of je alle punten en komma's op de goede plaats had gezet.
Nu staan onderwijsinstellingen voor allerlei uitdagingen over cloud, byod, informatisering van vernieuwingen, outsourcing, noem maar op. En dat moet ook leiden tot meer met minder. Hij refereert aan de MOOC's, zeg maar massaal online aanbod van cursussen.
Nog een andere ontwikkeling is de ontwikkeling van de private markt. Het publiek gefinancierde onderwijs zal de concurrentie aan moeten met niet-gefinancierde instellingen. Hij pleit dan ook voor meer samenwerking. Hij geeft het voorbeeld van een college op een instelling die elders gevolgd kan worden. Daar noemt hij ook de onderwijstijd bij: het zou mooi zijn als dat ook binnen onderwijstijdkaders past. Die vormen van samenwerking kan een belangrijke bijdrage leveren aan de kwaliteit van het onderwijs. Daar past ook de samenwerking in de vorm van conferenties als deze.

Zsolt Szabo (Cap Gemini) start zijn verhaal met zijn ervaring als kamerlid en woordvoorder over ICT in het onderwijs. In die tijd ging het vooral om het aantal pc's per leerling, zonder dat nu eigenlijk duidelijk was wat je daar mee kon. Inmiddels is de wereld wel veranderd. de cloud heeft daar een behoorlijke bijdrage aan geleverd.
Er is een samenhang tussen cloud, social media, mobiliteit en big data. Dat moet leiden tot allerlei vormen van dienstverlening aan studenten: pro-activiteit, zelfservice, content enzovoorts.
Consumerization is de trend dat nieuwe apparaten en diensten populair zijn in de consumentenmarkt en daarna onder druk van de gebruikers in organisaties worden toegepast. Dat levert ook een vraagstuk op voor de authenticatie. Waarom alleen toegang via DigiD en miet via Google of Facebook? Daarnaast spelen allerlei vraagstukken rond kernregistraties, keteninformatisering enzovoorts. Hierover is een rapport uitgebracht door het NCSC.

Cloudcomputing is in feite slim gebruik maken van internet voor software as a service. Het is inmiddels de hype voorbij. Byod en cloud vraagt ook wel dat je daar als organisatie rekening mee houdt. Wat wordt er getwitterd, Dropbox is niet bepaald veilig. Dat vraagt om beleid van de organisatie.
Voor onderwijs kun je kijken naar ketenmanagement. Daarbij kun je bij elke stap bekijken of je het als onderwijsinstellingen zelf doen en wat er uitbesteed kan worden. De presentatie biedt daar mooie overzichten van. Zo'n keten is niet uniek voor het onderwijs. De keten van bijvoorbeeld het UWV lijkt er erg op. als zo'n keten goed wordt ingericht, biedt dat veel mogelijkheden voor selfservice en daarmee voor besparingen voor de organisatie.
Het 'cloudwiel' start met strategie (denk aan de i-strategie van de overheid). Dat wordt uitgewerkt in een architectuur. Daarna worden processen uitgewerkt en wordt het ketenmanagement opgezet. Daarbij wordt bekeken wat je zelf doet en wat je kunt uitbesteden. Dat moet goed getoetst worden bij de mensen om wie het gaat (bijvoorbeeld de studenten).
Pas komt het tot de te maken keuzen: welke vormen van cloud (PaaS, IaaS, SaaS), public of private cloud, dat soort dingen.
Szabo pleit voor samenwerking en leren van elkaar en van het HBO. Dan biedt de cloud ruimte voor creativiteit, flexibiliteit, autonomie, netwerken en vertrouwen.

Tijdens de presentatie komen veel plaatjes, schemas en abstracties voorbij. En steeds weer: 'dit is belangrijk'. Dat is jammer. Het is een goed verhaal maar verliest daardoor aan kracht.