Hoezo sturen op ict-projecten?

In de reeks Hoe? Zo! publiceert Kennisnet regelmatig nieuwe boekjes over relevante, ict-gerelateerde onderwerpen. Recent is in dat kader een publicatie 'Sturen op ict-projecten' uitgebracht. Voor dat boekje is een aantal mensen uit het onderwijs geïnterviewd en is een aantal belangrijke aspecten beschreven.
Eerlijk is eerlijk, over het algemeen zijn onderwijsinstellingen niet erg goed in het managen van projecten. Het is dan ook bijzonder nuttig om daar een publicatie over uit te brengen. In een aantal hoofdstukken komen achtereenvolgens de belangrijkste vraagstukken aan bod:

• Hoe relevant zijn ict-projecten voor het management?
• Hoe zorgen we voor betrokkenheid van het management bij ict?
• Hoe nemen we goede besluiten over ict-investeringen?
• Hoe zorgen we dat ict-projecten aansluiten bij onze strategie?
• Hoe kunnen we het succes van ict-projecten vergroten?
• Hoe krijgen we grip op ict in onze organisatie?
• Wat zijn de valkuilen? 

Het boekje leest makkelijk weg en de belangrijkste aspecten komen allemaal wel een keer aan bod in een beetje Jip- en Janneke taal. Maar daarmee is het goede nieuws wel op. Ik houd er niet van andermans werk een beetje als een stuurman aan de wal te becommentariëren. Af en toe ontkom ik er niet aan en dit is zo'n geval. 'Sturen op ict-projecten' is nu eenmaal niet meer dan een open-deurenboekje. Het blijft allemaal een beetje steken in wolligheid.

'Om een zinnig besluit te kunnen nemen over wel of niet investeren in een project, is het goed om expliciet in kaart te brengen wat het project oplevert. Het is gebruikelijk om deze informatie vast te leggen in een businesscase. In de businesscase staat wat het project oplevert in kwalitatieve zin en – waar mogelijk – in financiële zin. Hierdoor wordt duidelijk wat de baten zijn van het project voor de instelling. In de businesscase staat ook wat het project kost. Daarbij gaat het niet alleen om de kostprijs van het systeem maar ook om bijkomende kosten en terugkerende kosten voor zaken als licenties en beheer. Ook de benodigde inspanningen – al dan niet omgerekend naar geld – vormen een onderdeel van de kosten. Tot slot wordt in de businesscase meestal ook aangegeven wat de risico’s zijn. De risico’s maken inzichtelijk hoe groot de kans is dat het project slaagt en dat het ook daadwerkelijk de beoogde resultaten gaat opleveren.'

Alles wat er staat klopt. Omschrijvingen als 'het is gebruikelijk', 'waar mogelijk', 'meestal' halen het belang van een essentieel element als een businesscase onderuit. Het bepalen van de baten wordt even aangehaald,  

in amper twee regels komt het onderwerp risico's voorbij. Nergens in het hele boekje wordt aandacht besteed aan communicatie: misschien wel het meest cruciale aspect om verwachtingen te managen en draagvlak te creëren en een project te laten slagen.

Voor een beetje projectmanager staat er helemaal niets nieuws in het boekje. Voor iemand, die echt zijn licht op wil steken over het succesvol sturen op ict-projecten wellicht wel maar op een zo'n compacte, versimpelde manier, dat die er niets mee opschiet. 

Het is natuurlijk makkelijk om op deze manier commentaar te leveren op een boekje als dit. Wat zou dan beter zijn geweest? Naar mijn idee: schrijf een herkenbaar verhaal over een projectmanager die een concreet project gaat uitvoeren. Beschrijf de problemen die hij tegenkomt en al dan niet oplost. De manier waarop er in het project gestuurd wordt, wat er mis gaat, als een opdrachtgever zijn rol niet pakt. Beschrijf in kaders de achterliggende theorie. Gebruik de Kennisnet-website om uitgewerkte voorbeelden van de bijbehorende businesscase, het projectplan, een organisatieplaatje, een risico- en een issuelog te laten zien. 

Hoezo helpt 'Sturen op ict-projecten' MBO-instellingen om beter te sturen op projecten?