Verbeteringen onderwijslogistiek bij het Drenthe College (#sambo-ict)

(bron: Volkskrant)

Jaap de Mare en Jacco Heikoop geven op de saMBO-ICT-conferentie een toelichting over het veranderingstraject Onderwijslogistiek bij het Drenthe College.
Het Drenthe College is op een aantal punten wat anders dan anderen. Zo is het een van de weinige roc's met Magister als studentadministratiesysteem. Verder kent het DC ook de functie van planner naast die van roostermaker. Het functioneel beheer is (weer) ondergebracht bij ICT in plaats van, zoals min of meer gebruikelijk, bij de functionele eenheden.

De aanleiding voor het onderwijslogistiek project was Focus op Vakmanschap. Met het verkorten van opleidingen en een toename van het aantal lessen zal er een grote druk op het rooster komen te staan.

Jaap de Mare hanteert voor het Drenthe College een vereenvoudigde definitie van onderwijslogistiek:

1. Zo goed mogelijke roosters ...
   (Maar wat is een goed rooster? Dat is niet makkelijk in beeld te brengen.)
2. ... waarin het volledige onderwijsprogramma wordt gerealiseerd ...
   (Veel keuzes worden al in het curriculum gemaakt. Het is een gegeven dat er weinig overleg is over de afstemming tussen teams / opleidingen.)
3. ... voor alle studenten / groepen ...
   (Groepsgroottes zijn belangrijk. De norm is 1:22 (3.350 € / voltijdsstudent). Dat leidt tot een gemiddelde groepsgrootte van ongeveer 16 studenten.)
4. ... gegeven de beschikbare ruimtes (lokalen) ...
   (Er is een trend naar minder maar beter bruikbare ruimtes.)
5. ... en gegeven het beschikbare budget (docenten, instructeurs, materialen).
   (Hier zijn nog allerlei uitdagingen zoals een beperkt budget, uitstroom van docenten, noem maar op.)

Het project draait rond vijf thema's

• Organisatie
• Richt een functionele kolom onderwijslogistiek in met een coordinator aan het hoofd.
• Organiseer planning en roostering per locatie. Dat brengt de onderwijslogistiek dicht bij de vloer in tegenstelling tot centrale roosterafdelingen. 
• Perioderoosters worden door planners gemaakt. Week- en dagroosters worden gemaakt door administratieve medewerkers. 
• Praat met studenten, niet alleen over studenten, met name voor wat betreft de vraag 'wat is een goed rooster?'
• Proces
• Bedrijfsregels afspreken
• Afspraak is afspraak, geen vrijblijvende deadlines
• Rol teammanagers is cruciaal: standvasting en beslisvaardig
• Alle stakeholders betrekken
• Meten is weten: rapportages over
• inzet van docenten (gepland en gerealiseerd) 
• groepsgroottes
• uren onderwijs per docent / team
• gebruik van lokalen (per type lokaal, zowel in uren als in stoelen)
• aantal roosterwijzigingen
• kwaliteit van het rooster (op korte termijn moeilijk vast te stellen).
  Een roosterautomaat optimaliseert het rooster op kwaliteit. Dat gaat over afspraken (aantal tussenuren, niet te veel moeilijke vakken achter elkaar, zelfs looprichting van studenten bij leswisselingen)
• Applicaties
  Hierbij gaat het om input, processtappen en applicaties. Zo staan curricula in Word, de planning in Excel, roosters worden gemaakt in Untis, aan- en afwezigheid en formatief resultaatbeheer wordt bijgehouden in Magister.
  Op dit moment zijn er maar weining applicaties beschikbaar op markt voor de onderwijsplanning (plan van inzet)..
• Kennis en scholing
• Training onderwijslogistiek voor planners en roostermakers. 
• Training onderwijslostiek voor onderwijsmanagers
• Gluren bij de buren

Er volgde nog een discussie over de invloed van docenten persoonlijke met wensen op het rooster. Verschillende voorbeelden passeerden de revus:
Een docente wil niet werken op woensdagmiddag in verband met een kind op de basisschool. Na 12 jaar staat die afspraak er nog steeds. Een docent, die niet om half negen wil beginnen 'omdat het fietspad dan zo vol is'. Keuzevrijheid bij het invullen van de BAPO is ook een beruchte.
In de organisatie moet je er eigenlijk voor zorgen dat (alleen dringende) roosterwensen door een teammanager of directeur worden goedgekeurd. En verder geen rechtstreeks contact tussen docent en roostermaker.