Onderwijslogistiek: meer dan plannen en roosteren alleen!

De MBO-academie verzorgt al jaar en dag allerlei scholingsprogramma's. Daarbij komt onderwijslogistiek steeds opnieuw terug op het programma onder de titel: Onderwijslogistiek, meer dan roosteren alleen!. De training wordt al even lang gegeven door Peter Verdaasdonk van Advitrae, geen onbekende op dit gebied.

Ik ben het volkomen eens met de stelling, nou ja, de titel: onderwijslogistiek gaat over veel meer dan roosteren alleen. Een goed rooster begint al in het onderwijsontwerp. Er zijn vervolgens enkele vertaalslagen nodig om dat onderwijsontwerp in een rooster te krijgen.



Je kunt de blokjes ook andere titels geven:

• Onderwijsontwerp
• Strategische planning (meerjarenplanning)
• Tactische planning (jaarplanning)
• Operationele planning (roosteren)
• Onderhouden operationele planning (dagroosteren)

Er is veel te vertellen over het goed inrichten van deze keten om tijdig goede en stabiele roosters te krijgen. Maar behalve het goed inrichten van deze keten zijn er ook nog tal van andere processen en besluiten in de organisatie waar de onderwijslogistieke keten wel van afhankelijk is. Toch wordt er in de praktijk bij die processen en besluiten nauwelijks of geen rekening gehouden met de deadlines in de onderwijslogistieke keten. 

Waar merk je het aan, als dat niet goed loopt? Dan klopt het rooster niet en zijn er dus weer roosterwijzigingen nodig. Het aantal roosterwijzigingen is dus een maat voor de kwaliteit van het onderwijslogistieke proces. 

In de praktijk zie ik het regelmatig misgaan. Daarom zou ik de stelling uit de introductie willen uitbreiden: 

Onderwijslogistiek: meer dan plannen en roosteren alleen!

Een paar voorbeelden waar ik het fout zie gaan.

• MBO-instellingen zijn druk bezig met het de Herziening Kwalificatie Structuur (HKS).
  Kort gezegd komt het er op neer, dat alle opleidingen opnieuw ontworpen en ingericht moeten worden. Vanaf 1 augustus 2016 moeten die opleidingen gaan draaien. Iedereen zal blij zijn als in juni het herontwerp klaar is. Vaak wordt er in het project helemaal geen rekening gehouden met het feit, dat die resultaten nog verwerkt moeten worden in een nieuw rooster, sterker nog, het roosterbureau of de onderwijslogistieke organisatie is helemaal niet betrokken bij de projectplanning. Het gevolg is, dat eind juni het resultaat bij het roosterbureau over de schutting zal worden gegooid. 
• Het onderwijs verandert voortdurend. Steeds opnieuw zijn er allerlei projecten waar docenten bij ingezet worden. Hoewel de wat grotere projecten al ruim voor de zomervakantie bekend zijn, wordt de inzet van die docenten vaak pas na de zomervakantie bepaald. Met roosterwijzigingen tot gevolg. 
• Een grote bron van onzekerheid zijn de aanmeldingen van nieuwe studenten en daarmee de formatie die daarmee gemoeid is. Vaak worden die formatiebesprekingen echter pas gepland op een moment, dat de jaarplanning eigenlijk al rond zou moeten zijn. 

In de workshops, die ik bij onderwijsinstellingen houdt rondom dit thema, komen deze problemen steeds weer boven tafel. Daarbij komt ook steeds weer naar boven, dat met een paar niet zo moeilijke maatregelen er veel winst te halen valt.

Kern van die oplossingen is steeds: niet wachten tot je vrijwel zeker bent van de planningsgegevens maar neem eerder in de keten bepaalde besluiten. Een paar eenvoudige voorbeelden:

• Bij het herontwerp (HKS) hoef je helemaal niet tot eind juni te wachten om planningsgegevens aan te leveren. Op de eerste plaats heeft het herontwerp betrekking op de nieuwe opleidingen dus op de nieuwe eerste jaars. Alle gegevens van de hogere jaars zijn volgend jaar grotendeels nog geldig.
  Voor de nieuwe opleidingen gaat het dus om de alleen om de eerste jaars. In het proces van de jaarplanning gaat het in feite ook nog alleen maar om de planning en het rooster van de eerste jaars in de eerste periode. Neem daarom in april al een besluit over het lesprogramma van de van de eerste jaars in eerste periode. De rest in de periode tot de zomervakantie afgewerkt worden zonder dat het roosterproces daar hinder van ondervindt. Mocht later blijken, dat er in het programma nog iets wijzigt, kan dat vanaf de tweede periode worden meegenomen.
• Maak een projectenkalender en deel die met het roosterbureau en de opleidingsmanagers!
• Hetzelfde geldt in feite ook voor de formatie en werkverdeling. Neem tijdig besluiten over het (voorlopig) aantal groepen in de eerste periode en de formatie die daarbij hoort zodat ook de werving van docenten tijdig kan starten. 

Onderwijslogistiek is een vrij nieuwe tak van sport. Het onderwijslogistieke denken zijn we nog aan het leren...

Een onderwijslogistiek model dat alles oplost?

Gert Idema gaf tijdens de Sambo-ICT conferentie een interactieve presentatie over de Special Interest Group (SIG) Onderwijslogistiek van Surf.  De special interest group Onderwijslogistiek omschrijft onderwijslogistiek als...

...het geheel van processen, systemen en informatiestromen die het mogelijk maken dat het onderwijs op hogescholen en universiteiten gestroomlijnd verloopt.

Je zou zeggen dat het MBO niet in dit rijtje zou misstaan. Toch zie je regelmatig dat onderwijslogistiek in het MBO wat beperkter wordt geïnterpreteerd. Daar bestaat de onderwijslogistieke keten vooral uit de hele keten van onderwijsplanning: onderwijs ontwikkelen - meerjarenplanning - jaarplanning - operationele planning (roosteren). Binnen het HO omvat onderwijslogistiek ook de hele keten van onderwijsuitvoering (instroom - doorstroom - uitstroom). Het is belangrijk om je dat onderscheid te realiseren omdat dat ook consequenties heeft voor de inrichting van de organisatie.
Onderwijslogistiek heeft vooral betrekking op ketenprocessen. In elk proces levert een product dat weer de input vormt in één of meerdere andere processen. Als de samenhang tussen die processen niet goed geregeld is, gaan er dingen fout. Hoe zorg je voor die samenhang. Nou, op de eerste plaats door die inzichtelijk te maken.

Tijdens de presentatie kwam het onderwijslogistieke model aan bod dat door de SIG is gemaakt. Dat model wordt goed beschreven in een artikel in een nummer van OnderwijsInnovatie van de OU.
Het model moet vooral de samenhang tussen alle processen laten zien. Nu is een model altijd een benadering van de werkelijkheid (dat geldt zelfs voor een fotomodel). Dus wat is nu het waarheidsgehalte van dit model? Of de bruikbaarheid? Als je het bijgaande plaatje bekijkt, kun je je immers ook andere indelingen voorstellen.

En laat dat nu juist de kracht van dit model zijn!
De SIG heeft het model in de vorm van een puzzel uitgebracht. Een ondergrond met een honingraat en de

verschillende elementen als een los puzzelstukje daarbij. Door groepen van verschillende stakeholders met elkaar aan het puzzelen te zetten ontstaat inzicht in de samenhang en met name de afhankelijkheid tussen de verschillende processen, inzicht in de informatieketen en het belang van afstemming en samenwerking. Dat er uit de puzzel een ander plaatje uit komt dan wat hierboven is weergegeven, is dan ook helemaal niet erg.
Het is dus zeker geen onderwijslogistiek model dat alles oplost maar het kan wel het begrip in onderwijslogistiek vergroten.

Natuurlijk ben je er niet met het spelen van het puzzelspel. Met de resultaten van de puzzels en de discussies moet de organisatie verder aan de slag. Dat kan dan leiden tot een eigen onderwijslogistiek model.

Ontschapen - Jef Staes over disruptieve innovatie bij #samboict

Ik heb Jef Staes al eens eerder gehoord. Dat was op 27 januari 2008 tijdens een Sambo-ICT conferentie in Zeeland. Kernwoorden in die presentatie toen waren 2D-innovatie en 3D-innovatie en rode apen. Kern van het verhaal was toen 'organische evolutie'. Welke evolutie heeft het verhaal van Staels doorgemaakt in de afgelopen 8 jaar?
Staes pleit voor een organisatie- en cultuurinnovatie. In de praktijk is het nieuwe uitdagend maar men durft het oude niet te verlaten. Hij vindt dat op zich niet vreemd, want 'hoe moet je veranderen als je eigenlijk niet weet wat er aan de hand is?'

Er is (dus nog steeds) sprake van 2D-organisaties (als in een kanaal, je kunt voor- en achteruit) terwijl de ontwikkelingen 3D zijn (we zitten op een golvende zee waar je alle kanten op kunt, zelfs omhoog de golven op). 

2D-onderwijs en 2D-organisaties worden gekenmerkt door rechtlijnig denken. Het huidige onderwijs zou gebaseerd moeten zijn op passie en talent maar het wordt in feite beoordeeld op discipline in vakken waar je helemaal geen passie voor hebt. Als je dan met een diploma een bedrijf in komt krijg je een nauwgezette taakomschrijving. In een functiegesprek krijg je te horen wat je niet zo goed doet en krijg je scholing om die dingen waar je eigenlijk geen passie voor hebt nog beter te doen. "Als je een hek om mensen zet, krijg je schapen. En die mekkeren". 

Hij onderstreept het verhaal op een hilarische manier aan de hand van allerlei schaapachtige foto's. 

Op dit moment is er sprake van allerlei disruptieve innovaties die de bestaande orde overhoop halen. Denk aan Uber, BnB, en vele andere. Die innovaties komen niet van 2D-mensen maar van 3D-smarters. Mensen die begrijpen hoe een informatieschappij werkt.

3D-smarting gaat uit van connected zijn, de crowd, give away, take away (GATA). Het gaat om mensen met passie en talent voor evolutie en social learning.

Binnen bedrijven moet je daar op een slimme manier mee omgaan. Staes herhaalt het verhaal van de rode apen in het oerwoud nog eens. Evolutie vindt niet plaats in het midden van het oerwoud maar op de grens met het open veld, met het water. Geef die mensen ruimte maar zet ze niet in het oerwoud wantr daar worden ze afgeschoten door de 'red monkey hunters', de 20% van de mensen die elke vernieuwing  torpederen en daar de 60% twijfelaars in betrekken. Kijk voor het verhaal naar deze TEDx-presentatie. 

Wat is er nodig is is het heruitvinden van onderwijs, organisaties en werken op basis van disruptieve veranderingen. We moeten 'ontschapen'. 

Een goede start? Koop een T-shirt met je eigen organisatielogo met de tekst: "Never underestimate the influence of stupid people in big groups".