vrijdag 19 februari 2016

Onderwijslogistiek: meer dan plannen en roosteren alleen!

De MBO-academie verzorgt al jaar en dag allerlei scholingsprogramma's. Daarbij komt onderwijslogistiek steeds opnieuw terug op het programma onder de titel: Onderwijslogistiek, meer dan roosteren alleen!. De training wordt al even lang gegeven door Peter Verdaasdonk van Advitrae, geen onbekende op dit gebied.

Ik ben het volkomen eens met de stelling, nou ja, de titel: onderwijslogistiek gaat over veel meer dan roosteren alleen. Een goed rooster begint al in het onderwijsontwerp. Er zijn vervolgens enkele vertaalslagen nodig om dat onderwijsontwerp in een rooster te krijgen.



Je kunt de blokjes ook andere titels geven:
  • Onderwijsontwerp
  • Strategische planning (meerjarenplanning)
  • Tactische planning (jaarplanning)
  • Operationele planning (roosteren)
  • Onderhouden operationele planning (dagroosteren)
Er is veel te vertellen over het goed inrichten van deze keten om tijdig goede en stabiele roosters te krijgen. Maar behalve het goed inrichten van deze keten zijn er ook nog tal van andere processen en besluiten in de organisatie waar de onderwijslogistieke keten wel van afhankelijk is. Toch wordt er in de praktijk bij die processen en besluiten nauwelijks of geen rekening gehouden met de deadlines in de onderwijslogistieke keten. 
Waar merk je het aan, als dat niet goed loopt? Dan klopt het rooster niet en zijn er dus weer roosterwijzigingen nodig. Het aantal roosterwijzigingen is dus een maat voor de kwaliteit van het onderwijslogistieke proces. 

In de praktijk zie ik het regelmatig misgaan. Daarom zou ik de stelling uit de introductie willen uitbreiden: 
Onderwijslogistiek: meer dan plannen en roosteren alleen!
Een paar voorbeelden waar ik het fout zie gaan.
  • MBO-instellingen zijn druk bezig met het de Herziening Kwalificatie Structuur (HKS).
    Kort gezegd komt het er op neer, dat alle opleidingen opnieuw ontworpen en ingericht moeten worden. Vanaf 1 augustus 2016 moeten die opleidingen gaan draaien. Iedereen zal blij zijn als in juni het herontwerp klaar is. Vaak wordt er in het project helemaal geen rekening gehouden met het feit, dat die resultaten nog verwerkt moeten worden in een nieuw rooster, sterker nog, het roosterbureau of de onderwijslogistieke organisatie is helemaal niet betrokken bij de projectplanning. Het gevolg is, dat eind juni het resultaat bij het roosterbureau over de schutting zal worden gegooid. 
  • Het onderwijs verandert voortdurend. Steeds opnieuw zijn er allerlei projecten waar docenten bij ingezet worden. Hoewel de wat grotere projecten al ruim voor de zomervakantie bekend zijn, wordt de inzet van die docenten vaak pas na de zomervakantie bepaald. Met roosterwijzigingen tot gevolg. 
  • Een grote bron van onzekerheid zijn de aanmeldingen van nieuwe studenten en daarmee de formatie die daarmee gemoeid is. Vaak worden die formatiebesprekingen echter pas gepland op een moment, dat de jaarplanning eigenlijk al rond zou moeten zijn. 
In de workshops, die ik bij onderwijsinstellingen houdt rondom dit thema, komen deze problemen steeds weer boven tafel. Daarbij komt ook steeds weer naar boven, dat met een paar niet zo moeilijke maatregelen er veel winst te halen valt.

Kern van die oplossingen is steeds: niet wachten tot je vrijwel zeker bent van de planningsgegevens maar neem eerder in de keten bepaalde besluiten. Een paar eenvoudige voorbeelden:
  • Bij het herontwerp (HKS) hoef je helemaal niet tot eind juni te wachten om planningsgegevens aan te leveren. Op de eerste plaats heeft het herontwerp betrekking op de nieuwe opleidingen dus op de nieuwe eerste jaars. Alle gegevens van de hogere jaars zijn volgend jaar grotendeels nog geldig.
    Voor de nieuwe opleidingen gaat het dus om de alleen om de eerste jaars. In het proces van de jaarplanning gaat het in feite ook nog alleen maar om de planning en het rooster van de eerste jaars in de eerste periode. Neem daarom in april al een besluit over het lesprogramma van de van de eerste jaars in eerste periode. De rest in de periode tot de zomervakantie afgewerkt worden zonder dat het roosterproces daar hinder van ondervindt. Mocht later blijken, dat er in het programma nog iets wijzigt, kan dat vanaf de tweede periode worden meegenomen.
  • Maak een projectenkalender en deel die met het roosterbureau en de opleidingsmanagers!
  • Hetzelfde geldt in feite ook voor de formatie en werkverdeling. Neem tijdig besluiten over het (voorlopig) aantal groepen in de eerste periode en de formatie die daarbij hoort zodat ook de werving van docenten tijdig kan starten. 
Onderwijslogistiek is een vrij nieuwe tak van sport. Het onderwijslogistieke denken zijn we nog aan het leren...

Geen opmerkingen:

Een reactie plaatsen

Reacties zijn welkom