Piramideschrijven (1)

Ik heb ooit eerder een berichtje geschreven over "piramideschrijven" onder de kop 'Graffiti in Egypte'. Ik had toen net kennisgemaakt met deze methodiek. Inmiddels hebben ik en mijn collega's een cursus piramideschrijven gehad en zijn we als organisatie helemaal overgestapt op deze methodiek.

Piramideschrijven komt er op neer dat rapporten een structuur mee krijgen, die te vergelijken is met een piramide: een smalle top en naar beneden toe steeds breder. Die structuur komt in de plaats van de ouderwetse structuur waarbij een schrijver begint met een onderzoeksvraag, vervolgens uitgebreid ingaat op het uitgevoerde onderzoek of de uitgevoerde activiteiten en en dan pas komt met conclusies en aanbevelingen. Een fatsoenlijk rapport krijgt nog een apart hoofdstuk mee met een managementsamenvatting, waarin alles nog eens dunnetjes wordt overgedaan.
Wat bij rapporten (maar ook andere teksten) eigenlijk gebeurt, is dat het wordt opgezet vanuit de logica van de schrijver: "Dit is de vraag, dat heb ik met die vraag gedaan en hier is het antwoord". Veel schrijvers willen daarbij ook nog laten zien, dat ze veel weten, dat ze er veel verstand van hebben! Er wordt dus veel bijgehaald wat eigenlijk maar zijdelings betrekking heeft met het onderwerp. Aldus Barbara Minto, de bedenker van het piramideschrijven.

De kern van het piramideschrijven is dat in plaats van de logica van een schrijver de logica van een lezer wordt gevolgd. Een lezer begint met het lezen van een rapport vanuit een vraag. Als het al niet de opdrachtgever is, die opdracht voor het rapport heeft gegeven vanuit een vraag (probleem), dan is het wel een lezer, die meer wil weten over het onderwerp. Ook dan is er sprake van een vraag. Een rapport in piramidestijl beschrijft in eerste instantie de vraag (in een bepaalde context). Het eerste wat een lezer wil weten is natuurlijk het antwoord op die vraag. In een piramiderapport staat de conclusie dus meteen na de inleiding.
Vanuit de conclusie komen hoogstwaarschijnlijk weer nieuwe vragen op, bijvoorbeeld vragen over de context of over een interpretatie. Direct na die conclusie wordt dan ook ingegaan op die vragen. Dat betekent, dat de aanpak pas later in het rapport volgt. Zaken, die niet voor iedereen interessant zijn, worden zoveel mogelijk naar bijlagen verplaatst.

Helderheid voor de lezer is dus het uitgangspunt. Er zijn dus allerlei regeltjes bedacht, die er voor zorgen dat die helderheid in het stuk blijft. Er wordt aandacht besteed aan kopjes of titels van teksten. Die bevatten een vraag of beschrijven in een korte zin de inhoud van de onderliggende tekst. Als je inhoudsopgave leest, heb je al een behoorlijk beeld van de inhoud van het rapport!

In de praktijk blijkt piramideschrijven minder eenvoudig te zijn dan in eerste instantie lijkt. Het vraagt dan ook bij elk rapport een zekere voorbereiding. Minto heeft het over het SCQ Framework: Situation - Complication - Question ofwel Situatie - Probleem - Vraag. De voorbereiding op een rapport betekent eigenlijk het uitwerken van dat raamwerk.
Voor mij persoonlijk zit daar een stuk van de winst: door aan het begin een aantal punten op een rijtje te zetten, wordt het makkelijker om het uiteindelijke rapport te schrijven. Het resultaat is een beknopte, heldere  tekst, waarbij lezers over het algemeen in minder tijd beter worden geïnformeerd.

Kun je nu alles in piramidestijl schrijven? Nou nee. De meeste romans of detectives die beginnen met de afloop zullen waarschijnlijk problemen krijgen met verkoopcijfers! Maar het hoeft daarentegen niet alleen te gaan over rapporten. Brieven, boeken, memo, mailtjes, het kan allemaal in piranidestijl. Presentaties zijn vaak ook geschikt om in piramidestijl op te zetten. Het hangt dan wel van de kwaliteit van de presentator af of er nog een boeiende presentatie is te geven als de kern van het verhaal al meteen in het begin wordt weggegeven.

Nu kun je je afvragen, of de structuur van het bovenstaande berichtje wel consistent is met de inhoud. Oftewel: hoe zou bovenstaand berichtje er uitzien in piramidestijl?