vrijdag 21 januari 2011

SaMBO~ICT conferentie (3) Werken met businesscases

Tijdens de CVI-conferentie van april 2010 heeft Kennisnet geïnventariseerd welke thema's er speelden bij informatiemanagers en ICT-managers. Er bleek onder meer behoefte te zijn om na te gaan of het opstellen van een businesscase ondersteuning biedt bij het vaststellen van de meerwaarde van ICT-investeringen. Twee MBO-instellingen (Zadkine en Aeres Groep) waren wel geïnteresseerd om deel te nemen aan een proefproject om voor enkele investeringen een businesscase nader uit te werken.

Jan Kees Meindersma van Kennisnet gaf een toelichting op het traject zoals dat is uitgevoerd (de presentatie staat hier, let op, de titel is 'Informatiemanagement').

Bij een businesscase gaat het om het vaststellen van de meerwaarde van een investering. Een methodiek, die daarbij kan helpen is uitgewerkt door Parker en Benson en werkt met een multicriteria analyse. Het kan gezien worden als een communicatiemiddel waarmee een dialoog kan worden gevoerd tussen onderwijsmanagement, informatiemanagement en de controller. Met name die laatste is interessant omdat een controller meestal pas in een laat stadium wordt betrokken bij een investeringsbeslissing. Het leidt tot een meer objectieve en gestructureerde bedrijfsvoering.

In de aanpak werd allereerst een gesprek gevoerd met de eigenaar van de investering. Vervolgens werden Individuele gesprekken gevoerd met de drie betrokken rollen: onderwijsmanagement, informatiemanagement en controller. Vervolgens werd een businesscase opgesteld, een scorekaart gemaakt en werden de opbrengsten in een 'baten en logicaboom' verwerkt. Een baten en logicaboom brengt de directe en indirecte resultaten ten opzichte van elkaar in beeld.

In de businesscase worden behoorlijk gedetailleerd allerlei aspecten van de investering kaart gebracht (zie daarvoor de presentatie). Daarbij wordt gekeken naar de aanleiding, de verwachte bijdrage aan (strategische) doelen. Wat is de noodzaak, waarom nu, wat gebeurt er als het project niet wordt uitgevoerd? Wat kan er wel, wat eerst niet kon? Wat zijn de risico's in termen van maakbaarheid en haalbaarheid?

Alle aspecten krijgen een zeker gewicht (hoe belangrijk vinden we een bijdrage aan de strategische doelen? Hoe zwaar willen we risico's meewegen? Met behulp van een scorekaart worden alle criteria gescoord en vermnigvuldigd met het gewicht van elk criterium. Uiteindelijk leidt dat tot een score. Die kan in termen van een meerwaarde negatief of positief uitvallen.

Het traject heeft een aantal conclusies opgeleverd:

  • De opbrengsten zijn niet zomaar afleidbaar van de investeringen.
  • Bewuste eigenaren van uit het onderwijs zijn noodzakelijk of vormen het startpunt
  • Rol van de controller blijkt geen vanzelfsprekende keus binnen mbo instellingen
  • Modellen uit het bedrijfsleven zijn toepasbaar zijn in het onderwijs, al zal er wellicht nog wat aan geschaafd moeten worden.

 Het traject heeft nog een aantal vragen opgelaten

  • Wie heeft er baat bij deze aanpak?
  • Waar is de instelling mee geholpen? Vragenlijsten en scorekaart, aanpak? Hoeveel kennis en ervaring is er al binnen de instellingen aanwezig voor een dergelijke aanpak?
  • Hoe specifiek moeten de instrumenten worden gemaakt voor het onderwijs?

Bij de meeste projecten die ik doe, stel ik ook een businesscase op. Het lastige daarvan is dat de opbrengsten zo moeilijk te kwantificeren zijn. Wat is klanttevredenheid waard? Je kunt becijferen wat het oplevert als er een student minder uitvalt, maar kun je vooraf voorspellen hoeveel studenten er minder zullen uitvallen door het uitvoeren van dit project? En als er minder studenten uitvallen, hoeveel daarvan is toe te rekenen aan dit project? Deze aspecten komen ook terug in de cases zoals die hier zijn uitgevoerd. Dit project levert mij in elk geval een goede handreiking op voor de aanpak van businesscases.

Geen opmerkingen:

Een reactie plaatsen

Reacties zijn welkom