donderdag 23 juni 2011

BYOD is onontkoombaar

Nog niet zo gek lang geleden kwam ik voor het eerst de term 'BYOD' tegen. En vanaf dat moment dook het Ineens dook overal op. Nieuwsgierig geworden zocht ik eens op waar het voor stond: 'Bring Your Own Device'. Ik dacht nog: is dat alles? Moet daar weer zo nodig een nieuw acroniem voor bedacht worden? Maar goed, ik heb wel vaker last van enige naïviteit...
Op 21 juni organiseerde mijn werkgever in het (reeds bekende) Instituut voor Beeld en Geluid een minisymposium rond het thema 'Bring Your Own Device'. Ik enkele presentaties werd een aantal aspecten rondom het thema toegelicht.
Urs Keller maakte duidelijk, dat BYOD eigenlijk van alle tijden is. Veel medewerkers brachten toch een eigen koffiezetapparaat mee naar het werk? Zijn stelling was: "Byod is onontkoombaar" en onderbouwde dat met een aantal ontwikkelingen. Zo is er sprake van een verregaande consumentering van IT apparatuur. Moest je vroeger voor geavanceerde apparatuur echt op je werkplek zijn, inmiddels staat er thuis vaak nieuwere apparatuur met meer mogelijkheden en meer power dan op het werk. En dus wordt een deel van die (mobiele) apparatuur meegebracht naar het werk. Daarnaast speelt ook het nieuwe werken een rol. Privé en zakelijk lopen meer en meer door elkaar (wie kijkt er thuis principieel niet naar zijn zakelijke email?). De draadloze toegang die vrijwel overal beschikbaar is, versterkt dat fenomeen.
Hoe profiteer je nu van die ontwikkelingen? Mensen werken het best met een apparaat dat bij hen past. Mensen kunnen met eigen apparaten vaak beter overweg. de productiviteit zou dus wel eens kunnen stijgen door BYOD. Nieuwe medewerkers (digital natives) verwachten het van hun werkgever, wordt het gezien als een vorm van secundaire arbeidsvoorwaarde. Het komt regelmatig voor dat een nieuwe werknemer het sim-kaartje uit de nieuwe telefoon haalt en het in zijn eigen meegebrachte mobieltje stopt...
Consequentie van BYOD is in elk geval dat het beheer toeneemt. Dat is jammer van allerlei ontwikkelingen die het mogelijk hebben gemaakt dat pc's en randapparatuur door standaardisatie en wat slimme software op afstand mogelijk werd gemaakt. In elk geval neemt het aantal operating systems toe. Op mobiele apparaten zijn er al 7 verschillende operating systems mogelijk. Het idee dat BYOD het beheer goedkoper maakt omdat de gebruiker zijn eigen apparaat beheert, gaat mooi niet op.
het blijkt lang niet altijd simpel te zijn om toegang te krijgen tot allerlei applicaties bestanden. Ook beveiliging is een belangrijk issue, met name de vertrouwelijkheid van gegevens die op het eigen apparaat staan. Apparaten kun je verliezen, ze kunnen gestolen worden. Er is daarom een risicoanalyse nodig om te bepalen welke gegevens beschikbaar mogen zijn op mobiele apparaten.
Er zijn wel technische en organisatorische maatregelen te bedenken, maar die zijn zeker niet zaligmakend. Allerlei zaken als wachtwoorden, tokens, remote wipe of het gebruik van multiplatform applicaties beschermen de organisatie niet tegen stommiteiten van een medewerker...
Een organisatie zal ook moeten gaan nadenken over het eigenaarschap. Wat nu als een medewerker alleen een simkaart 'van de baas' wil en niet het apparaat. Dat zou je kunnen oplossen door een vergoeding te verstrekken in plaats van het apparaat. Kan die werknemer iets kopen dat hem bevalt. Helaas werkt de Belastingdienst niet erg mee. dergelijke vergoedingen worden namelijk belast.
The-Vihn Nguyen ging verder in op de applicaties. BYOD betekent immers ook in veel gevallen: BYOA (bring your own applications). Een apparaat blijft maar een apparaat, maar het gaat om de app zoals dat op Sesamstraat al te zien was. (Noot: de kreet 'There's an app for that' is door Apple geregistreerd als een handelsmerk!)
Vraag bij BYOA: Kun je nog steeds tot de dezelfde resultaten komen als iedereen werkt met eigen apps?
Een organisatie kan (een combinatie van) verschillende strategieën hanteren om hier mee om te gaan. Niet alle strategieën zijn overigens waterdicht!
  • Je kunt sturen op output, bijvoorbeeld .doc voor documenten. Probleem is wel dat wanneer men samenwerkt aan documenten met verschillende programma's er gegevens verloren kunnen gaan omdat de verschillende applicaties verschillende functionaliteit al dan niet ondersteunen. Een .doc document verliest een aantal kenmerken bij het bewerken op een iPad.
  • Gebruik van open standaarden. Die zijn helaas niet altijd even open of echt gestandaadiseerd.
  • Het gebruik van multiplatform software is geschikt om bestanden tussen verschillende apparaten uit te wisselen: Denk aan Dropbox. De leverancier is er dan verantwoordelijk voor de functionaliteiten om met verschillende bestanden te kunnen werken.
  • Werken met Remote desktopsoftware (citrix). Op je mobiele apparaat kun je dan werken met de applicaties die eigenlijk op je desktop staan. Dat betekent wel dat je altijd toegang moet kunnen hebben tot internet. Verder zijn veel applicaties gericht op gebruik van een muis. Die software werkt lastig op een iPad!
Als organisatie zul je hier dus goed over moeten nadenken.
Een ander vraagstuk gaat over 'Make or buy'. Maatwerkapplicaties laten maken voor het eigen bedrijf is flexibel maar duur. daarbij moet je ook rekening houden met de verschillen operating systems!
Daarnaast is er veel aanbod dat goedkoop beschikbaar en het vergt weinig onderhoud. Vraag is dan well of er voldoende fit is met wat je wilt als bedrijf.
Nguyen gaf nog aan de toehoorders mee, dat hij eerder ruimte zou geven aan medewerkers om met BYOD-apparatuur aan de slag te gaan dan dat hij het zou 'verbieden'. Medewerkers worden gewoon een stuk creatiever.
Tonny Lievers van het SSC van de gemeente Enschede ging in op de consequenties van BYOD op het beheer. Met een dosis droge humor liet Lievers de praktijk van BYOD zien.
Vroeger was een eindgebruiker nog blij met de dienst ICT. Inmiddels is het gras thuis veel groener. "Waarom kunnen jullie er niet voor zorgen dat het op het werk ook niet kan?" Medewerkers verwachten gewoon dat wat thuis werkt op het werk ook werkt. Ook de organisatie heeft er hoge verwachtingen bij. Er worden dan ook alvast wat besparingen ingecalculeerd... En dat is precies waar Lievers zich zorgen over maakt. Hij voorziet dat het beheer alleen maar zal toenemen. Met name als het gaat over niet-compatibele applicaties of bestandsformaten, technische problemen om aansluiting te vinden bij de interne bestanden en databases, apparaten die kwijt of kapot zijn.
Een traditionele ondersteuningsorganisatie zou dan ook het liefst uitgaan van het motto: "Je kunt kiezen voor een standaardproduct met ondersteuning of doe het met een eigen ding maar val je helpdesk dan niet lastig".
Er hangen ook nog wat andere vraagstukken aan vast waarvan hij vond dat de organisatie en niet de IT-dienst druk over zou moeten maken. Hoe ga je bijvoorbeeld om met archivering en en met name de opruimplicht van gegevens, documenten, bestanden? Hoe zit het met de beveiliging als mensen DropBox werken. Denk aan de Patriotact in Amerika waar alle bestanden doorgelicht kunnen worden. "En hebben mensen zich al eens afgevraagd hoe het komt dat die reclames bij Google precies bij hen passen?"
Binnenkort verschijnt naar aanleiding van dit minisymposium een publicatie over BYOD. Die kun je alvast per e-mail bestellen.

Geen opmerkingen:

Een reactie plaatsen

Reacties zijn welkom