Koppelingen

Informatie moet aan een aantal eisen voldoen. Het moet tijdig zijn (een weerbericht uit de krant van een paar dagen geleden is niet echt zinvol meer), betrouwbaar (als een student zijn eigen proefwerk heeft nagekeken en zegt dat hij een 8 heeft), eenduidig (als iemand is aangekomen, wordt dan bedoeld dat hij is gearriveerd of dat hij ruzie heeft met de weegschaal?), accuraat (honderdduizend komma twee), enzovoorts.
Dat stelt eisen aan de informatievoorziening. Zo moet elk gegeven op één plek worden vastgelegd en onderhouden, wil je niet dat onbevoegden de kans hebben om gegevens aan te passen, moeten er goede afspraken worden gemaakt over wat er bedoeld wordt met een bepaald brokje informatie (een 'gegevenswoordenboek').

Afgelopen week heb ik door toeval met verschillende mensen gesproken over koppelingen. Er zijn discussies gevoerd over het Elektronisch Leerdossier (de overdracht van gegevens van de ene onderwijsinstelling naar de andere), BRON (Basisregistratie Onderwijsnummer, overdracht van studentgegevens naar de IB-groep) en een lokaal project in de regio Eindhoven, het RTO (Real Time Overdracht, niet veel internetinformatie te vinden).
Binnen het ELD wordt momenteel gewerkt aan een Proof of Concept, een project waarbij gegevens van een lerende van de ene school wordt overgedragen aan een centrale database, na aanmelding kan de school waar de lerende is aangemeld de gegevens ophalen. Klinkt simpel.

Het RTO project is opgezet om zorgleerlingen die van het basisonderwijs naar het voortgezet onderwijs gaan, te kunnen monitoren. Doordat alle basisscholen hun gegevens aanleveren aan een centrale database waar vervolgens scholen voor VO gegevens uit kunnen halen als de desbetreffende leerling bij hen wordt aangemeld. De database levert dan inzicht in wat er met die zorgleerlingen gebeurt.
Het idee is nu om een vergelijkbaar systeem op te zetten tussen VO en MBO. VO-scholen melden hun schoolverlaters aan in het systeem, het MBO meldt eveneens aan het systeem wie er zijn aangemeld en aangenomen. Daarmee wordt binnen het systeem zichtbaar welke leerlingen blijkbaar niet op een MBO terechtkomen. Dan kan er vroegtijdig worden ingegrepen door een leerplichtambtenaar of het RMC (Regionaal Meld- en Coördinatiepunt, bedoeld voor schoolverlaters zonder diploma op minimaal MBO-niveau 2 of HAVO). En als er eenmaal zo´n schakelpunt is, kun je natuurlijk nog veel meer dingen doen. Klinkt leuk.

In de discussies die ik de afgelopen weken gevoerd heb over deze koppelingen blijkt dat het allemaal zo simpel nog niet is. Er spelen tal van zaken:

• Wie is eigenaar van de gegevens in het schakelpunt? De lerende? De aanleverende school? de ontvangende school? De eigenaar van het schakelpunt? De lerende wellicht. Die (of diens wettelijke vertegenwoordigers) wordt dan ook om toestemming gevraagd.
  Nou, laten we de vraag anders stellen, wie is er verantwoordelijk voor die gegevens? Als de ontvangende school gegevens uit het schakelpunt haalt, die om wat voor reden dan ook niet blijken te kloppen, moet je het zoeken bij de toeleverende school. Maar hoe weet je als ontvanger, dat die gegevens niet correct zijn? Een deel van de gegevens komt overeen met wat er in BRON staat. Kan een koppeling tussen het schakelpunt en BRON dan een (deel van de) oplossing zijn? 'Niet doen', roepen deskundigen, 'de scholen zijn zelf al gekoppeld met BRON, dat kan ruis opleveren als dezelfde gegevens later nog een keer worden gecontroleerd met de gegevens in BRON (waar immers wijzigingen in opgetreden kunnen zijn)'.
• Gegevens die je wilt doorgeven, zul je dan ook wel moeten registreren. Dat betekent dus veel werk voor participerende scholen. Niet alleen de eigen administratiesystemen moeten in staat zijn de gegevens te registreren en door te sturen, ook moeten er procedures zijn waarmee de registratie van gegevens is geregeld. En die procedures moeten ook worden nageleefd, dus gecontroleerd.
  Veel scholen zijn op dit moment nog niet in staat hun administratie aan te passen aan het verwerken van de noodzakelijke gegevens. Dan ontstaat dus ook het kip-ei probleem: als er te weinig scholen zijn die mee doen gaat het niet werken, als het niet gaat werken denken scholen nog wel een keertje na voordat ze een aanpassing van hun administratieve organisatie gaan aanpakken.
• Privacy is ook nog zo´n punt.

En zo zijn er nog best wat dingen te bedenken. Helemaal niet zo simpel dus. En ik dacht nog wel, dat ICT was bedoeld om zaken simpeler te maken...