Leermiddelen in het MBO

In een aan de ECK gerelateerd project gaat het om een uitwerking van de contentketen voor het MBO. Tijdens de laatste saMBO~ICT conferentie gaf Willem-Jan van Elk hierover een presentatie. Later heb ik er nog uitgebreid over doorgepraat met Jaap Jan Vroom van het Deltion College in Zwolle.

Een groep roc's heeft in samenwerking met enkele uitgevers en Kennisnet een procesmodel uitgewerkt voor het bestellen, betalen en leveren van studiematerialen. In een gezamenlijke sessie met alle betrokken partijen is gekeken naar een aantal knelpunten, die in de contentketen verder opgelost moeten worden. Daarbij ging het onder meer om:

• Onvoldoende afspraken en standaarden in de keten
• De keten is complex, er zijn te veel oplossingsvarianten.
• Er is onvoldoende vraagarticulatie en regie vanuit de sector
• De administratieve processen zijn slecht ingeregeld.

Vervolgens is een aantal knelpunten aangepakt. Zo is er een programma van eisen geformuleerd vanuit de instellingen. Er is een set van afspraken gemaakt, die moet leiden tot een (soort) standaardoplossing voor allerlei partijen. Op de langere termijn moeten ervaringen worden uitgewerkt tot een visiestuk.

Het uitgangspunt is dat een leerling bij de aanvang van het schooljaar kan starten met het onderwijsproces omdat alle (digitale en folio-) materialen op tijd beschikbaar zijn en dat de ict-voorzieningen ook werken.
Het idee is nu om (per school) een omgeving te realiseren waarin de onderwijsteams een materialenlijst kunnen samenstellen en een student de benodigde materialen kan bestellen en afrekenen. Eigenlijk een webshopidee. Na betaling heeft de student via de leeromgeving direct toegang tot de digitale lesmaterialen.

De voorgestelde aanpak biedt veel mogelijkheden maar er moet ook veel geregeld worden!

• Stel je een omgeving voor waarin docenten een boeken- en materialenlijst kunnen samenstellen per opleiding.
  De materialenlijsten van de verschillende uitgevers moeten dan in die omgeving beschikbaar zijn. Dat vraagt om afspraken met betrekking tot de vorm waarin die gegevens beschikbaar moeten worden gesteld: een format voor alle uitgevers. Die gegevens moeten in de omgeving beschikbaar zijn. Dat gebeurt door het inlezen van bestanden die door de uitgevers worden aangeboden.
• Om boeken en materialen te bestellen moet een student kunnen inloggen in de omgeving. Dat lijkt simpel maar is het niet, met name voor de aankomende eerstejaars.
  Als een student zich inschrijft voor een opleiding krijgt hij meestal een inlogaccount voor het netwerk, de elo, etc. bij de start van het nieuwe schooljaar. Dat is te laat voor het bestellen. Er moeten dus eerder inlogaccounts worden gerealiseerd. Bij het inloggen moeten ook gegevens worden overgedragen over de opleiding en evt leerjaar zodat de student alleen relevante boeken en materialen ziet en niet de complete waslijst van alle opleidingen.
• De omgeving moet het mogelijk maken dat er betaald kan worden. Het technisch mogelijk maken dat er betaald wordt, is niet het grootste probleem. Maar wat er vervolgens met die betaling moet gebeuren is een ander verhaal. In de regel moet er immers aan verschillende partijen worden betaald.
  Dat vraagt om een partij die het geld ontvangt en vervolgens afrekent met de verschillende leveranciers. Dat kan de school natuurlijk zelf doen. Dat kan zelfs een leuke bron van inkomsten zijn omdat er door de grote schaal waarop wordt ingekocht er een 'boekhandelkorting' kan worden bedongen bij de uitgevers. Daar staat wel de hele problematiek van inkoop, voorfinanciering, distributie enzovoorts tegenover. Dat is iets waar boekhuizen als Werter, Iddink en van Dijk (VDE) goed in zijn. Het alternatief is dan om afspraken te maken met zo'n partij. Die krijgen de bestellingen door, versturen de boeken naar het adres van de student en rekenen af met de uitgevers. Geen gedoe voor de school. Er zijn boekhuizen, die al min of meer op zo'n manier werken.
• Als eenmaal betaald is (of er is op een andere manier een bevestiging gegeven dat betaald zal worden, bijvoorbeeld via een nog te krijgen factuur), moet de student toegang krijgen tot de digitale leermiddelen.
  Tot voor kort kreeg de student vaak een soort voucher met een speciale toegangscode. Daarmee werd een relatie gelegd tussen het schoolaccount van de student en de toegang tot het leermiddel, dat vaak op een omgeving bij de uitgever staat. Dat was vaak een hele administratieve onderneming waarbij vaak iets fout ging. In de nieuwe situatie heeft de student al ingelogd in de webshopomgeving. Na betaling kan zijn inlogaccount met nog enkele andere gegevens direct doorgestuurd worden aan de uitgever die er de toegang mee kan regelen. Daar moeten dus weer afstemmingsafspraken over gemaakt worden tussen uitgevers om dat allemaal op dezelfde manier te laten gebeuren. Ook moeten er afspraken zijn over het moment van toegang en de duur van de licentie. Als een student op 1 juni de boekenlijst heeft ingestuurd en betaald, is het vervelend als hij het jaar daarop per 1 juni geen toegang meer heeft.
• Als de student eenmaal met de content aan de slag gaat, wil zijn docent graag kunnen kijken naar de vorderingen.
  Binnen de omgeving van de uitgever moet dus niet alleen de student bekend zijn, ook de docent moet toegang hebben. En die wil niet gaan zoeken naar zijn eigen studenten in een hele waslijst, hij wil gewoon zijn eigen studenten zien, op dezelfde manier in de groepen of klassen zoals hij die hij ook kent. Die gegevens moeten dus bij de uitgever bekend zijn.
• Het zou ook mooi zijn als die resultaten van studenten vanuit de verschillende methoden van verschillende uitgevers in één overzicht bij elkaar komen te staan.
  Ook daar zullen dus afspraken over geformuleerd moeten worden.

In een verhaal als dit komt duidelijk naar voren hoe de keten in elkaar zit. Vaak is het zo, dat de verschillende partijen in zo'n keten verschillende belangen hebben maar tegelijkertijd van elkaar afhankelijk zijn. Standaarden (afspraken) moeten de processen stroomlijnen waardoor partijen de gemeenschappelijke processen met minder moeite beter kunnen laten verlopen. Tegelijkertijd is er vaak ook een rol weggelegd voor een centrale figuur, die met kennis van zaken de partijen bij elkaar brengt: een keten regisseur.

Het is mooi dat enkele roc's met een aantal partijen aan de slag gaan met het uitwerken van de afspraken en het uittesten van de oplossingen in de praktijk. Het zal in elk geval het werken met digitaal lesmateriaal een stuk makkelijker maken en daarmee ook dichterbij brengen.