De uitdaging voor DUO

Het is alweer een paar jaar geleden dat ik samen met een groep onderwijsmensen de opleiding Informatiemanagement deed (daar komt ook mijn achtervoegsel MIM vandaan = Master Information Management). Regelmatig organiseren we als oud-deelnemers een bijeenkomst om weer eens bij te praten over onze ervaringen. Meestal combineren we dat dan met een klein programma rond een thema, een bezoek of een presentatie. Dit jaar waren we te gast bij DUO (Dienst Uitvoering Onderwijs), de nieuwe organisatie die is ontstaan uit Cfi en IB-groep.
Bij DUO werden we door enkele medewerkers uitgebreid bijgepraat over de ontwikkelingen, de consequenties die die ontwikkelingen betekenen voor het werk van DUO en de manier waarop zij daarmee omgaan. Het werken met architecturen speelt daarbij een belangrijke rol.
Zonder de schema's en plaatjes, die tijdens de bijeenkomst werden gepresenteerd, zijn de verhalen niet zo makkelijk te reproduceren, Bovendien waren enkele verhalen ook nogal 'technisch' van aard. Toch een paar impressies.

DUO heeft als uitvoeringsinstantie die veel aan ICT-dienstverlening doet, veel last van wijzigingen in de wetgeving of bepaalde taakstellingen. Als er bijvoorbeeld een wijziging komt in de studiefinanciering moet die wijziging vertaald worden in de bestaande informatiediensten. Zo'n vertaalslag kost veel tijd, vaak veel meer tijd dan er nodig is om een wet te veranderen. Het komt dan ook voor dat bepaalde wijzigingen alweer ingehaald zijn nog voor de daarbij horende informatiediensten al helemaal zijn ingevoerd.
Alle veranderingen en ontwikkelingen hebben veel consequenties voor de 'business' van DUO. Het opzetten van een gedegen architectuur moet helpen daar mee om te gaan.

DUO houdt zich op drie manieren bezig met architectuur:

1. Op de eerste plaats gaat het om het vertalen van de businessdoelen in informatiediensten.
2. Daarnaast wordt 'gewerkt onder architectuur'. Dat houdt in dat er meegedacht wordt met programma's en projecten waarbij gestuurd wordt op samenhang, scope en projectresultaten.
3. Verder gaat het om architectuurservices: beheren van architecturen, leveren van architectuurdiensten.

Bij DUO wordt gebruik gemaakt van het Novius architectuurraamwerk.

Architectuur gaat over principes, bepaalde uitspraken die bepalend zijn voor de manier waarop je dingen uitvoert. Zo'n principe kan een uitspraak inhouden zoals "niet onnodig informatie vragen bij een klant". Dus geen adresgegevens meer vragen als die op te halen zijn uit de Gemeentelijke Basis Administratie (GBA). Als er een studiefinciering wordt aangevraagd, kunnen inkomensgegevens van de ouders ook worden opgevraagd bij de belastingsdienst. Dat vraagt wel allemaal koppelingen op basis van een gemeenschappelijk persoonskenmerk: het BSN.
Als je alle gegevens in basisregistraties beschikbaar hebt, kan ook gedacht worden aan een ketenomkering: Een student hoeft dan geen studiefinanciering aan te vragen maar krijgt die aangeboden op basis van wat er in de basisregistraties is opgenomen.

Om met de vernieuwingen om te kunnen gaan, wordt ook bij DUO nagedacht over innovatie. Dat lijkt logisch maar dat is voor een organisatie die vooral gericht is op beheer nog niet zo heel eenvoudig. Er wordt gewerkt aan allerlei vernieuwingen, van klein tot groot. Denk daarbij aan zaken als het digitaal kunnen invullen van een formulier tot een 'overgang po/vo'. Daarbij moet een inschrijving op een VO-instelling automatisch leiden tot een uitschrijving bij een PO-instelling. Ook wordt er samengewerkt met andere ministeries in zogenaamde manifestgroepen aan zaken als Digid, e-herkenning, MijnOverheid, enzovoorts. En DUO zit natuurlijk bovenop een berg aan gegevens (studiefinanciering, bekostiging, BRON, noem maar op). Daar is natuurlijk een hele hoop mee te doen! Daarom wordt ook nagedacht over het leveren van allerlei informatiediensten.

Innovatie moet er voor zorgen dat de toegevoegde waarde van DUO voor klanten minsten gelijk blijft terwijl er toch wel wat verandert bij de klanten,er sprake is van technologische ontwikkelingen, er wijzigingen zijn bij de overheid en in de wetgeving en er ook nog sprake is van een nieuwe generatie werknemers.
Om innovatie op een goede manier vorm te kunnen geven moet een organisatie als DUO weten wie de klant is en hoe die zich ontwikkelt, kennis hebben van het onderwijsveld, overheid en bedrijfsleven en natuurlijk maatschappelijke en technologische trends volgen. Daarnaast moet er ook binnen de organisatie het een en ander veranderen. Een andere manier van werken (ambtenaar 2.0), gebruik maken van kennis buiten de organisatie (crowdsourcing), interne kennisdeling (yammer). Dat vraagt ook om ondersteuning van bovenaf, een sponsor, iemand in het centrale management die zijn invloed aanwendt en zich actief inzet om de noodzakelijke veranderingen mogelijk te maken.

Een apart aandachtspunt is is het Schakelpunt OCW: "het geheel aan centrale voorzieningen die gegevensuitwisseling tussen ketenpartners faciliteren". Juist de gegevensuitwisseling tussen allerlei registers biedt allerlei mogelijkheden om bijvoorbeeld onderwijsprestaties in beeld te brengen maar ook fraudebestrijding (denk aan de recentie actie rond het opsporen van fraude met studiefinanciering voor uitwonenden). Om die ketenintegratie mogelijk te maken is het van belang dat alle elementen uit de keten goed op elkaar aansluiten, dat er dus gestandaardiseerd wordt in de keten. Dat vraagt om een heldere architectuur. Nu bestaat er al zoiets als de NORA (Nederlandse Overheid Referentie Architectuur). Daarvan is de ROSA (Referentie Onderwijs Sector Architectuur, blijkbaar moeten architecturen altijd een meisjesnaam hebben) afgeleid. Het Schakelpunt OCW ontwikkelt en beheert bouwstenen uit ROSA voor deze ketenuitwisseling

OCW wil de informatievoorziening onderwijs integraal besturen. dat betekent een integrale besluitvorming en prioritering, sterkere samenhang en waar nodig een versnelling in de uitvoering. Dat moet uiteindelijk leiden tot zaken als

1. Eén stopcontact voor alle uitwisseling met overheid en tussen scholen
2. Het kunnen raadplegen van diverse registers
3. Het ontwikkelen van services voor BRON-VO en -BE
4. Digitaal aanmelden voor een opleiding inclusief warme overdracht

Er is nog veel te doen maar de ontwikkelingen zijn veelbelovend. In elk geval is er vanuit de MIM-groep nog een wens ingediend: een meer eenduidige manier waarop rapportages aan allerlei instanties moeten worden aangeleverd. Omdat overheden, inspecties maar ook instanties als CBS allerlei verschillende gegevens willen hebben en ook nog eens in allerlei verschillende formats wordt er een een grote claim gelegd op de administraties van de onderwijsinstellingen. Wat meer standaardisatie op dat punt, of misschien beter nog, één stopcaontact waar al die instanties hun informatie vandaan kunnen halen, zou heel veel schelen!

Nog een hele uitdaging voor DUO...