saMBO~ICT conferentie (3) Businesscases

Al eerder werd door Jan Kees Meindersma van Kennisnet een project aangekondigd waarbij onderzoek gedaan zou worden naar het gebruik van businesscases ter ondersteuning van ICT-investeringsbeslissingen. In het vervolgtraject zouden aan de hand van drie praktijkcases gewerkt worden aan een model dat goed toepasbaar zou moeten zijn in het MBO. (Klik hier voor de presentatie, helaas gaat die halverwege de mist in.)

Bij ROC Mondriaan draait nu één van die praktijkcases. Henri Roosdorp van ROC Mondriaan  gaf de context van het project weer.

De aansturing van ICT liep bij ROC Mondriaan op zijn zachtst gezegd niet al te best. De Stuurgroep ICT heeft twee jaar geleden een beleidsagenda 2010 opgezet met thema's als informatiemanagement, uitvoeringsorganisatie IM en IT, architectuur, applicatielandschap en de beleidscyclus ICT. Aan de hand van een raodmap werd een verbeterprogramma ingezet. Binnen die roadmap moesten nog wel allerlei keuzes worden gemaakt. 

Om goede keuzes te kunnen maken, is het nodig dat de doelen helder worden beschreven. Processen moeten worden beschreven voordat er naar een applicatie kan worden gekeken. Het gebruik van een applicatie is immers altijd gebaseerd op een gestandaardiseerd proces: standaardiseren is dus een noodzaak om een goed programma van eisen te kunnen opstellen. Ook is er een baten- en risicoanalyse nodig. Verder moet de scope worden bepaald. Bij dit alles kan een businesscase ondersteuning bieden.

Maarten Kuiper van Twynstra Gudde gaf een toelichting op de methodiek.

Onderwijsinstellingen hebben grote ambities (service bus implementatie, alle studenten een laptop, vervanging van een deelnemeradministratie). Een businesscase moet helpen om de goede afwegingen te maken.

Waarom dit project 

• Rationale: waarom dit project?
• Hoe dragen de projecten bij aan de visie op het onderwijs?
• Er komt veel bij kijken: In businesscases wordt vaak naar de cijfers gekeken maar blijkt de praktijk helemaal niet over de cijfers te gaan

De verschillende doelgroepen worstelen met de beslissing. Een  bestuurder wil op de korte termijn geen gedoe en op de lange termijn een efficiënt gebruik van ICT, de onderwijsmanager vindt het te duur, de informatiemanager vraagt zich af hoe dit in het applicatielandschap past, de IT-afdeling mist de context, enzovoorts. 

De kernvraag moet altijd zijn: hoe kan de bijdrage van een ICT-investering aan het onderwijs worden vergroot? 

Dit traject gaat in feite over het vinden van een methodiek met de volgende kenmerken:

• Meer evidence based 
• Verhoogde kwaliteit van besluitvorming
• Integrale beoordeling van investeringen
• Investeringen in samenhang bekijken

De methodiek is nu in ontwerp maar kent de volgende onderdelen:

• Mini business case, eigenlijk de inleiding van de eigenlijke business case
• Een batenboom, moet de samenhang laten zien tussen het project ook in relatie met andere projecten
• Een kwantitatieve businesscase

Tijdens de presentatie werd ingezoomd op een batenboom (overigens gaat de online presentatie van hieraf helaas mis!). Het opstellen van een batenboom is een kwalitatieve analyse, die de relatie legt tussen oplossingen - doelen - resultaten.
Noot: persoonlijk zou ik hier spreken van (project)resultaten - opbrengsten - effecten, zie onderaan een voorbeeld van een batenboom, die ik een tijdje geleden gemaakt heb).

In een vervolgstap worden de elementen in de batemboom waar mogelijk gekwantificeerd, bij elk doel (opbrengst) wordt gekeken naar de uitkomst, wanneer ben je tevreden?

De pilot van Mondriaan gaat over het uniformeren van processen rondom examinering.  Tijdens de presentatie ontstond hier een discussie met als conclusie: een businesscase moet je maken op het niveau van een programma. Projecten zijn dan in feite kosten die uiteindelijk moeten leiden tot de baten op programmaniveau. 

Een tweede pilot gaat starten bij Aventus rondom begeleiding.

Voorbeeld van een batenboom voor de invoering van een resultatenbeheersysteem.