maandag 20 april 2009

Graffiti in Egypte

Misschien is 'graffiti in Egypte' het eerste waar je aan denkt bij een term als pyramideschrijven. Toch gaat het over wat anders...

Als adviseur moet je nogal eens een rapport schrijven of een advies op papier zetten. Er zijn bepaalde regels voor de opbouw van zo'n rapport. Vraagstelling, analyse, conclusies, aanbevelingen. Eventueel een managementsamenvatting.
Nu blijkt, dat in het geval van zakelijke documenten de logica van de schrijver eigenlijk heel anders is dan de logica van de lezer. Een beetje adviseur heeft eigenlijk de neiging om een gedegen redenatie te laten zien voordat de 'bonus' wordt weggegeven in de vorm van de conclusies en aanbevelingen, vaak aangevuld met allerlei omwegen om te laten zien, dat hij heel veel verstand heeft van de materie.
De beoogde lezer is natuurlijk de opdrachtgever van het rapport. Die heeft een vraag gesteld waar die graag antwoord op wil hebben.

Minto heeft in de jaren negentig een andere vorm van rapporteren ingevoerd in de vorm van het pyramideschrijven. Dat komt er op neer dat er geschreven wordt vanuit de positie van de lezer. Na een korte inleiding volgt dus in feite de conclusie van het rapport en de belangrijkste aanbeveling. Dat leidt tot aanvullende vragen, die daaronder weer worden beantwoord. Op die manier ontstaat een document met een pyramideopbouw.
De regels van het pyramideschrijven op een kort-door-de-bocht rijtje:

  • Orienteer je op de lezer en op het doel van de rapportage.
  • Bepaal de hoofdvraag van de lezer.
  • Breng de vervolgvragen van de lezer in beeld.
  • Verwerk de tekst in een pyramideopbouw.

Ik heb het eens toegepast op een rapportje dat ik recent geschreven had en nog een keer moet bijwerken. In elk geval leverde het een betere startstructuur voor het document op. Ik ga het zeker vaker uitproberen...

Geen opmerkingen:

Een reactie plaatsen

Reacties zijn welkom