CVI Managementconferentie - (3) Krappere begrotingen, efficiëntere programma's... #cvimc

Educus is het bedrijf achter Eduarte. Zowel Stoas als Topicus participeren hierin. Advitrae is een bedrijfje dat scholen adviseert op het gebied van onderwijslogistiek en inmiddels het programma Xedule op de markt zet. Educus en Advitrae hebben een samenwerkingsverband opgezet om scholen op het gebied van onderwijslogistiek te kunnen ondersteunen.

In het verhaal wordt ingegaan op onderwijslogistiek in relatie tot de betaalbaarheid van het onderwijs.
Op zich gebeurt er al van alles op het gebied van onderwijslogistiek: organiseren, plannen, roosteren. In feite moet je onderwijs zien als een logistiek proces dat gemanaged moet worden zodat het onderwijsproces effectief en efficiënt kan worden doorlopen.
Overigens wordt onderwijslogistiek vaak één op één in verband gebracht met flexibel onderwijs. Dat is echter maar schijn. Onderwijslogistiek gaat vooral over het efficiënt en effectieg organiseren van onderwijs. Als onderwijs flexibeler moet worden, wordt een groter beroep gedaan op die onderwijslogistiek!

Een voorbeeld uit de zorg: Wanneer je last hebt van je rug stuurt de huisarts je door naar een neuroloog om te kijken of er sprake is van een hernia. Pas na vijf weken kun je daar terecht. De neuroloog wil voor de zekerheid een MRI. Er gaat nog eens zes weken overheen voor je daar terecht kunt. Daarna nog eens twee weken om de uitslag te krijgen: het blijkt geen hernia te zijn. In een doorlooptijd van drie maanden is er alles bij elkaar twee uur tijd aan de patient zelf besteed. Iedereen doet zijn best, maar efficiënt is het niet.
Omdat je weet dat een groot deel van de patienten met lage rugklachten een MRI nodig heeft, kan dat veel slimmer gepland worden. Als er een afspraak wordt gemaakt met de neuroloog wordt ook meteen de MRI en het nagesprek in gepland. Op zich hoeven mensen er niet harder voor te werken, alleen maar slimmer te plannen. In de praktijk wordt vaak gekeken of processtappen verbeterd kan worden, kortere gesprekken, snellere MRI, de efficiëntiewinst is marginaal, voor de patient levert het nauwelijks iets op.

In het onderwijs speelt in feite het zelfde. De 'student centraal' betekent vaak dat de onderwijsinhoud wordt verbeterd terwijl de meeste klachten gaan over onderwijsprocessen: lesuitval, beroede roosters, slechte communicatie, dat soort dingen.
Bekijk onderwijs als een proces waarbij zaken dan op elkaar worden afgestemd. Door op een slimmere manier naar de onderlinge verbanden van de processtappen te kijken kan er slimmer worden gepland en er veel rendement worden gehaald. Kern van de boodschap is, dat er al in het onderwijsontwerp naar de logistieke consequenties wordt gekeken, in feite een business case wordt gemaakt.

De betaalbaarheid van het onderwijs is een complex van factoren. Uit de onderwijsbenchmark 2008 komt naar voren dat 12% van kosten kan worden toegerekend aan huisvesting, 53% aan personeel.
Vanuit de onderwijslogistiek kun je kijken hoe je die kosten kunt beïnvloeden. Factoren, die een rol spelen, zijn studenten, onderwijsontwerp, medewerkers, BPV, faciliteiten en eventueel examinering. Met name studenten en onderwijsontwerp bepalen samen de vraag naar onderwijs en dus voor een belangrijk deel van de betaalbaarheid.
Vaak worden de verschillende factoren afzonderlijk geplandin plaats van gezamelijk, terwijl die factoren elkaar sterk beïnvloeden. Stel dat studenten op donderdag en vrijdag op stage zijn, dan moet er die dagen wel iets met de medewerkers en de ruimtes gebeuren. Daarom is het belangrijk dat er goed gekeken wordt naar het onderwijsonderwerp. Eigenlijk hoort er iemand bij te zitten met logistiek inzicht. Anders gezegd: eigenlijk zou er een business case opgesteld moeten worden van het ontwerp.

In een voorbeeld wordt ingegaan op de urennorm: Om de norm van 850 klokuren te kunnen halen wordt vaak 10% extr ingeroosterd. In de praktijk leidt dit vaak tot extra kosten en extra uitval. Een vergelijking met een situatie in de industrie illustreert dit. Als 90% van een bepaald ingekocht onderdeel voldoet, is dat op te lossen door de leverancier 10% extra te laten leveren. Dat vereist wel een controle bij de ontvangst en een berg af te voeren onderdelen, die niet voldoen. Beter is om de leverancier te laten zorgen voor 100% goede onderdelen. Op die manier is het ook beter om 850 uren goed te organiseren dan een reserve in te bouwen.

Planningen worden vaak gemaakt op basis van het aanbod in plaats van op de vraag. Deze mensen hebben we in huis, wat gaan die doen? In plaats daarvan zou de vraag gericht moeten zijn op de leervraag de studenten hebben en welke mensen daarvoor nodig zijn.

In elk geval is het plannen één van de kernvcompetenties van een onderwijsinstelling. Daar zijn in feite hogeropgeleide mensen voor nodig!